A alta concorrência e a necessidade de oferecer serviços mais ágeis e eficientes aos clientes têm favorecido o investimento na gestão paperless — “sem papel”, em inglês. Esse modelo tem possibilitado a muitas organizações a assinar contratados de forma muito rápida em relação ao formato tradicional.

Um dos motivos é que o processo é feito digitalmente, dispensando o uso de papel, tinta, toner, caixas-arquivo e pastas. Assim, a busca das informações de um contrato, por exemplo, é feita de maneira bem mais prática, o que aumenta a produtividade dos funcionários e, consequentemente, a performance da empresa.

Neste post, entenderemos melhor a importância desse estilo de gestão e os 5 principais benefícios proporcionados por essa iniciativa às instituições. Confira!

A importância da gestão paperless

Trabalhar os dados com inteligência é fundamental para o sucesso de qualquer negócio e o aumento da eficiência no setor público. Isso fica mais evidente diante de uma pesquisa feita pelo Gartner e outras organizações (Departamento de Trabalho dos Estados Unidos, Revista Imaging e Coopers & Lybrand), que constatou a necessidade de haver um gerenciamento perfeito da documentação.

O estudo apontou que 90% das informações corporativas estão em documentos. Além disso, verificou-se que de 2% a 5% dos documentos são perdidos ou armazenados de forma incorreta diariamente, e que o tempo perdido para fazer um novo documento chega a até 25 horas.

Outra constatação dessa pesquisa é que os empregados gastam, em média, 4 horas por semana para assinar papéis, o que totaliza 16 horas mensais ou 208 horas por ano. Também foi verificado que somente de 10% a 12% dos arquivos são localizados rapidamente, ou seja, na primeira tentativa. Esse fator provoca um gasto de 400 horas por ano para identificar documentos.

Números como os destacados acima mostram que as empresas e o setor público precisam modernizar a administração de documentos. Do contrário, enfrentarão muitas dificuldades para suprir as demandas do público-alvo.

Os 5 maiores benefícios desse modelo

Promover mudanças em uma instituição não é uma tarefa fácil. O simples fato de se anunciar a redução drástica do papel, por exemplo, pode causar pânico em alguns colaboradores. Mas uma boa forma de vencer essa resistência é conscientizar a equipe.

Pensando nisso, apresentaremos agora as principais vantagens do paperless que podem ser visualizadas em qualquer instituição.

Reduzir custos e otimizar o espaço físico

Em um cenário de instabilidade econômica, adotar alternativas para diminuir os gastos é um ótimo negócio. Hoje, muitas companhias entendem que é possível eliminar em quase 100% o consumo de papel. Assim, é viável a redução de investimentos na compra de diversos itens (tinta para impressora, agendas, post-its etc.).

Também é válido destacar que esse modelo proporciona uma diminuição drástica no espaço utilizado para armazenar arquivos. O avanço tecnológico permite que um grande volume de papel possa ser digitalizado — garantindo, em algumas organizações, a utilização de mais salas para acomodar os funcionários.

Proporcionar mais conforto para a equipe é essencial para a qualidade de vida no trabalho. Além disso, contribui para aumentar a produtividade e o engajamento, fatores primordiais para os colaboradores conseguirem um desempenho notável.

Ter mais facilidade para encontrar dados

Em várias empresas, é comum ouvirmos histórias de que um funcionário passou muitas horas em busca de um documento no arquivo morto. Essa situação, felizmente, vira uma simples lembrança do passado com a gestão paperless — afinal, os dados ficam em servidores que adotam o recurso de computação em nuvem.

Além disso, eles são indexados e organizados com a intenção de facilitar a recuperação. Assim, fica muito mais rápido e prático encontrar um documento, o que propicia serviços mais ágeis. Sabemos que muitas empresas perdem contratos atualmente porque têm dificuldades de coletar informações, mas isso não ocorre quando os processos passam para o meio digital.

Aumentar o nível de segurança da informação

Além de ser complicado encontrar documentos físicos em algumas ocasiões, a segurança dos arquivos não é algo fácil de garantir. Um documento corporativo, por exemplo, pode ser roubado sem que ninguém identifique o culpado. Outro risco é a possibilidade de incêndio, que pode comprometer seriamente o acervo documental.

Já no modelo paperless, pode ser usado um software que viabiliza o acesso somente por senha e criptografia. Em outras palavras, apenas pessoas credenciadas podem entrar na ferramenta para localizar a documentação, o que otimiza a segurança.

Dependendo do caso, o sistema pode funcionar por meio de permissões concedidas aos empregados. Assim, o funcionário apenas localiza documentos que serão úteis para o seu trabalho na instituição — isso previne, inclusive, que dados sigilosos sejam visualizados por pessoas não autorizadas.

Um bom software pode ainda conter recursos de rastreabilidade. Ou seja, mostrar informações relativas ao número de vezes que o documento foi aberto, às pessoas que o visualizaram, o horário e data do acesso etc.

Reduzir o impacto ambiental

A sustentabilidade está sendo cada vez mais importante para as instituições. Por isso, a gestão paperless tem como um dos seus principais benefícios o respeito ao meio ambiente.

Com o fim do consumo de papel, há uma redução considerável na derrubada de árvores, que são importantes para manter a boa qualidade do ar. Além disso, torna-se desnecessário o uso de produtos químicos que podem contaminar a água durante o processo de fabricação do papel.

Essa preocupação com a natureza deve fazer parte dos valores das organizações, porque é uma forma de conscientizar os colaboradores de que esses princípios são importantes para o bem-estar ambiental e social.

Fortalecer a imagem no mercado

Também vale lembrar que uma gestão responsável em termos ecológicos sempre é avaliada positivamente pelos stakeholders. Adotar práticas modernas de gestão é algo que cativa bastante os funcionários, e esse cenário favorece o engajamento e uma maior identificação com as diretrizes corporativas.

Isso é fundamental também para envolver clientes e fornecedores. Prestar bons serviços com responsabilidade social deixou de ser um luxo e passou a ser uma obrigação para as empresas serem respeitadas e competitivas. Na construção civil, por exemplo, o Videnci Obras permite a geração de relatórios sobre o trabalho das equipes e a elaboração de um fluxo de atividades personalizados, garantindo uma documentação precisa dos processos.

Enfim, podemos ver como a gestão paperless oferece benefícios importantes à gestão. E, com certeza, o avanço tecnológico é peça-chave para o seu fortalecimento. Por isso, a Exati Tecnologia tem como foco adotar as melhores práticas do mercado para alcançar um excelente desempenho e a satisfação dos clientes.

Agora, se você gostou da leitura e deseja mais informações sobre os nossos serviços, não hesite em entrar em contato conosco! Estamos à disposição para ajudá-lo a executar obras com eficiência.