A burocracia e a defasagem nos processos dentro das empresas e órgãos públicos sempre foram alguns dos principais inimigos da produtividade das empresas, afetando também a competitividade num mercado cada vez mais acirrado. Portanto, formas de contornar essas dificuldades e maneiras de agilizar procedimentos são cada vez mais necessárias no âmbito empresarial.

A grande demanda de validação de documentos e o aumento no fluxo de comunicação tornam imprescindível a modernização desses processos através de ferramentas mais ágeis e eficientes. É o caso do e-CPF, documento digital criado para desburocratizar as papeladas,  trazer economia e praticidade para as empresas.

Porém, com as novas tecnologias vêm as dúvidas. O que são? Qual a validade? Confira no texto abaixo:

O que são documentos digitais?

O termo pode vir como surpresa para muitos, mas a facilidade já não é novidade no cenário jurídico e empresarial brasileiro. No que se refere a gestão de documentos, eles são considerados como a tecnologia mais importante para segurança, organização e regularidade de todas as atividades. A importância de gerir bem as informações relacionadas à empresa é muito grande, visto que a manutenção de registros bem estruturados é fundamental para evitar falhas.

Nesse cenário, os documentos digitais oferecem alternativas mais modernas e eficientes para registrar qualquer transação. A sua praticidade é uma das principais características, o que auxilia no tempo gasto em cada processo e proporciona diversas opções de documentos que identificam e geram a assinatura digital do portador, como o e-CPF, para pessoa física e o e-CNPJ para pessoa jurídica. A assinatura digital é o tipo mais moderno e avançado de assinatura eletrônica pois, a partir de uma identidade digital gerada exclusivamente com base em um certificado e emitido por uma certificadora autorizada, o documento é assinado. A ele são atribuídas diversas características que atestam a veracidade das informações e a identidade da pessoa que o assinou, promovendo assim a credibilidade.

Quais são as vantagens dos documentos digitais?

Nos últimos anos a utilização de documentos eletrônicos vem aumentando. Seja pela facilidade de visualização em diversos locais ou pela desburocratização na gestão de documentos, os meios digitais proporcionam muitas vantagens em relação aos firmados em papel.

Geralmente, a redução de custos é a principal vantagem observada pelas empresas na transição dos documentos físicos para os digitais. A simplificação proporcionada pelos equivalentes digitais traz o corte de gastos com impressão, materiais, transporte, taxas de cartório e muitos outros custos operacionais que são dispensados.

Com esse corte de gastos vem a melhora na gestão de documentos pela empresa que, a partir de então, passa a dispor de todos os documentos em um só lugar, e ocupando menos espaço, o que favorece a consulta, o envio, recebimento e arquivamento dos documentos.

A substituição de expedientes manuais por soluções automatizadas torna as atividades muito menos propensas a falhas, que são basicamente humanas. Uma grande parcela dos empresários e colaboradores de empresas que precisam checar e assinar diversos documentos diariamente já adotaram a assinatura digital como padrão, justamente pela segurança e praticidade.

Qual é a validade jurídica?

A principal dúvida quanto a esses documentos digitais e, principalmente quanto às assinaturas é a validade legal. Muitas empresas e profissionais ainda relutam em modernizar seus processos com receio de que sejam invalidados por estarem presentes somente no âmbito digital. Esse questionamento, apesar de válido, é infundado, ou seja, um documento digital possui a mesma validade de um documento impresso, assinado e autenticado em cartório.

Essa certeza é embasada pela criação, em 2001, da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que possibilita a emissão de certificados digitais para identificar pessoas físicas e jurídicas eletronicamente. Criada através da Medida Provisória nº 2.200, a ICP é uma cadeia hierárquica que aumentou ainda mais a credibilidade das operações realizadas em ambientes virtuais.

Vale a pena ter um e-CPF?

Com o aumento da velocidade na tomada de decisões, a autonomia dos profissionais no prédio da empresa ou no campo também cresce. Com isso, cada profissional pode ser devidamente identificado e obter as autorizações que precisa para desempenhar sua função mais prontamente. De forma organizada, ágil, mais eficiente e segura, os trabalhadores que utilizam a sua assinatura digital conseguem otimizar os seus processos e, com isso, aumentar a sua produtividade.

Uma certificação digital para pessoa física pode proporcionar diversas facilidades, dentro e fora da empresa. No ambiente de trabalho, a empresa que investir em um sistema que se beneficie das assinaturas digitais dos seus empregados para agilizar o envio e recebimento de documentos, pode estar um passo à frente da concorrência.