Em um mercado cada vez mais disputado no ramo da construção civil, ganham destaque as construtoras que conseguem entregar ao cliente uma obra de qualidade, com bom preço e dentro do prazo previamente estipulado. Dessa forma, para alcançar esse patamar de excelência, é indispensável que a empresa em questão faça uma boa gestão de documentos. 

Engana-se quem acha que a qualidade de uma construção está relacionada apenas com o que se vê no canteiro de obras. Por trás de um projeto de construção em execução, há sempre uma equipe de colaboradores responsável por planejar e controlar a dinâmica ideal de trabalho praticado na obra.

Sendo assim, confira abaixo o conceito de gestão de documentos, a sua importância para a construção civil e algumas maneiras de como alcançá-la. 

O conceito de gestão de documentos

Todo processo produtivo naturalmente gera arquivos e documentos, sendo que alguns podem ser descartados, enquanto outros obrigatoriamente precisam ser guardados devido à relevância. Essa lógica de trabalho não se limita apenas ao ramo da construção civil, ou seja, toda empresa gera a sua quantidade de arquivo, mesmo que em pequeno volume. 

Nesse contexto, a gestão de documentos nada mais é do que uma maneira eficiente de organizar e administrar todos os arquivos produzidos por um dado procedimento. Dessa forma, é por meio dessa gestão que uma empresa consegue viabilizar a produção e o arquivamento seguro de todos os registros relevantes.  

Em outras palavras, a gestão de documentos tem a principal finalidade de tornar simples as práticas de busca e conservação de informações, agregando assim organização e segurança.  

A importância da gestão de documentos 

A prática de gerir documentos precisa estar alinhada com o perfil de cada empresa, isto é, quanto maior o volume de documentos produzidos por um processo, mais elaborado e sofisticado serão os procedimentos de gestão.  

Seja automatizada, seja manual, uma gestão adequada de documentos em uma empresa proporciona vantagens como:

  • maior produtividade, visto que os colaboradores não gastarão muito tempo de trabalho com a procura e arquivamento adequado dos registros;
  • reduzir a burocracia de acesso, já que os documentos ficarão disponíveis mais facilmente para todos os colaboradores interessados;
  • garantir agilidade e uniformidade dos processos de arquivamento; 
  • aumentar a segurança de dados e informações da empresa que não podem ser vazadas; 
  • reduzir as chances de falha na tomada de decisão, pois, haverá mais informação disponível para as análises de caso;
  • facilitar pesquisas internas e o acesso rápido dos documentos. 

A gestão de documentos na construção civil 

Como mencionado, o ramo da construção civil não está imune aos processos de geração de documentos importantes. Por isso, é fundamental que uma construtora providencie na sua metodologia de trabalho um eficiente procedimento de gestão de documentos, tanto para melhorar a qualidade de seus serviços, quanto para se tornar mais competitiva no mercado. 

Dessa forma, é possível destacar algumas vantagens quando há a preocupação em arquivar corretamente os documentos que são gerados em uma obra. 

Atender a certificação ISO

Para que uma obra receba uma certificação ISO, obrigatoriamente ela precisa preencher todos os parâmetros de qualidade que são avaliados em uma construção.

Um deles é a eficiência em gerir os documentos, ou seja, é impossível uma construtora atingir um elevado padrão de qualidade sem ter em seus procedimentos internos uma excelente gestão de documentos.

Rotinas simplificadas 

Uma obra é composta por várias etapas, sendo que muitas delas são executadas de forma simultânea. Desse modo, seja no canteiro de obras, seja no escritório, uma vez que os documentos e as informações estão acessíveis para todos, as chances de ocorrer desencontro de informações são minimizadas. 

Sendo assim, a rotina de trabalho é simplificada, pois, as equipes efetuarão as tarefas de forma alinhada, evitando assim que haja retrabalhos e erros de execução. 

Economia de insumos   

Uma obra é diariamente abastecida com insumos, sejam eles materiais de construção, equipamentos e máquinas locadas. Essa logística é intensificada ainda mais quando a construção é de grande porte, em que o volume diário de insumos consumidos e despejados alcançam elevados valores. 

Em uma obra de grande porte, garantir o registro correto da quantidade de insumos que cada equipe de trabalho consumiu pode refletir em economia financeira e redução dos desperdícios.  

Dessa forma evita-se a compra desnecessária de materiais, já que os insumos que não foram utilizados por uma equipe podem ser reaproveitados por outros colaboradores.   

Conferir especificações de materiais 

Todo material fornecido em uma construção obrigatoriamente precisa ser acompanhado de uma ficha com as especificações técnicas. Nesse contexto, antes de utilizar os insumos adquiridos, é muito importante que o setor de controle de qualidade verifique se as características dos materiais atendem as necessidades exigidas. 

Como nem todo material é utilizado quando comprado (sendo naturalmente parte dele estocado), é muito importante arquivar corretamente as fichas de especificações técnicas. Para que assim, não aconteça posteriormente confusão com o uso de materiais inadequadas para a demanda em questão.    

O uso da tecnologia para a gestão de documentos 

Estabelecimentos menores conseguem viabilizar a gestão manual de seus arquivos, entretanto, como geralmente é grande o volume de documentos que uma obra gera, o ramo da construção civil procura automatizar o seu arquivamento. 

E, em relação à automatização da gestão de documentos, uma excelente alternativa é a utilização de um software para a construção civil.

Caracterizado essencialmente pela facilidade de navegação e eficiência em atualizar em tempo real as informações, o uso de um software em uma obra tem a finalidade de simplificar o fluxo de informações.

Exemplificando, ele possibilita que todas as ocorrências referentes ao canteiro de obras sejam devidamente documentadas e arquivadas. Dessa forma, informações como nota fiscal de materiais, contratos de locação de máquinas e equipamentos, especificações técnicas de produtos e entre outros passam a ser geridas de maneira eficiente.    

Após analisar o conceito de gestão de documentos, bem como os seus reflexos tanto na qualidade da obra quanto nas questões financeiras da construtora, é possível concluir que é impensável um projeto construtivo ser classificado como um sucesso e não ter uma boa gestão dos seus arquivos. 

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