A gestão de equipe externa tem se tornado uma atividade cada vez mais frequente nas empresas. 

A necessidade dessa dinâmica se dá sobretudo pelo alcance de clientes além do ambiente de escritório e pelo suporte de grupos até determinado local. Caso esse trabalho não ocorra, observa-se uma redução de produtividade bastante significativa, diminuindo o ritmo de execução.

É a partir dessas situações que esse gerenciamento assume uma grande importância. Uma boa administração dos profissionais envolvidos nas atividades gera resultados positivos devido ao processo de comunicação e controle de execução eficaz.

Foi pensando nessas considerações que desenvolvemos este guia com dicas para que sua organização gerencie de forma eficiente as equipes externas dentro da área da construção civil. Acompanhe!

Monitoramento e gestão de equipes em obras

Na área da construção civil, uma das características mais importantes é o trabalho em equipe, pois nenhum empreendimento é executado apenas por um profissional. Dessa forma, é muito importante ter pessoas que estejam engajadas no cumprimento dos projetos, conectando-se com os outros colaboradores em campo.

Assim como ocorre em outros segmentos, as empresas de construção civil têm um importante desafio no desenvolvimento de medidas eficientes para motivar seus colaboradores. 

Com profissionais alinhados aos objetivos da organização, é certo que haverá sucesso no empreendimento. Por isso, uma gestão de equipes eficaz colabora para essa atividade.

O gerenciamento implica na administração simultânea do cronograma de obras, da previsão financeira e das equipes em campo, que apresentam comportamentos e formações diferenciadas. 

Uma construção com falta de gestão adequada resulta em inúmeros transtornos, comprometendo a qualidade, os aspectos econômicos e o tempo de execução.

Por isso, a gestão das equipes é um processo intrínseco a qualquer construção e deve ser encarada como um investimento indispensável para o sucesso do empreendimento. Características como agilidade no cumprimento de prazos, confiabilidade no suporte técnico e segurança nas informações são frequentemente associadas a uma boa administração.

Ademais, um processo de gestão de obras bem-sucedido garante que os principais problemas sejam sanados antes mesmo de surgirem, apontando-se alternativas antecipadas para as situações mais complexas. 

A atuação do gestor em todas as etapas da construção faz com que o planejamento seja seguido, tornando a equipe eficiente e adequada às diretrizes e metas estabelecidas.

Gestão de equipes externas

O processo de gestão de equipes externas na construção civil exige uma dedicação exclusiva, pois a maior parte das atividades é executada em campo, havendo uma formação de organização específica.

Para a administração central em escritório, existem certas dificuldades no gerenciamento de colaboradores com os quais não se tem contato. Se não houver controle dos serviços, há uma grande possibilidade de perdas de progresso, atrasos de cronograma e desalinhamento em relação ao orçamento inicial.

Pensando nisso, separamos algumas dicas importantes para a gestão desses profissionais a distância, permitindo que a obra seja executada com qualidade e segurança. Confira!

Adote uma comunicação clara e eficaz

Talvez um dos itens mais importantes no gerenciamento de equipes seja a comunicação. Se não houver um processo de diálogo eficaz, conflitos, desperdícios de materiais e erros nos locais de trabalho não poderão ser evitados.

Por isso, a administração precisa desenvolver uma estratégia para estar sempre em contato com seus profissionais em campo, mesmo que a distância. 

Após a implementação de ferramentas que otimizem essa dinâmica, como aplicativos móveis, sistemas automatizados de ocorrências e mural de recados, é significativa a melhora no progresso dos serviços.

Mantenha-se próximo dos colaboradores

A ideia de que a liderança de uma obra deva se manter distante de seus profissionais em campo é um pressuposto equivocado. 

Se essa situação é mantida, é impossível conhecer a equipe de construção, dificultando a otimização de suas competências e a alocação estratégica em benefício do projeto.

Por isso, é importante estar próximo dos colaboradores, separando um período para diálogo e conversas sobre metas da empresa, destacando a importância de cada profissional no resultado final do processo. 

No entanto, vale destacar que essa ação deve ser equilibrada, pois aproximação demais com os funcionários pode prejudicar a produtividade da equipe.

Seja um líder exemplar para a equipe

Apesar de o uso do diálogo convencer, é a partir das atitudes que surge a motivação dos colaboradores. 

Por mais que as palavras sejam importantes, nada é mais poderoso do que o exemplo diário. Assim, a presença em obra também é uma característica fundamental, mostrando que todas as equipes são essenciais para o progresso.

Essa atitude se reflete em visitas do gestor ao empreendimento. Dessa maneira, as informações são registradas com mais eficiência, sendo repassadas posteriormente para o grupo em escritório, que fará a análise dos dados e orientará com mais qualidade o andamento da construção.

Algumas dicas importantes para essa situação são:

  • tenha presença em campo;

  • assuma as responsabilidades que lhe são atribuídas;

  • respeite a equipe administrativa;

  • utilize equipamentos de proteção individual quando estiver em obra;

  • tenha consciência de seus atos e de suas palavras.

Ofereça feedbacks de forma contínua

O feedback é uma ação importante de retorno das informações para a obra. Sobretudo, esse movimento garante que os pontos fortes e fracos dos colaboradores sejam destacados, apresentando sugestões para o melhoramento das atividades. 

Dessa forma, novos comportamentos são motivados e melhores resultados são extraídos de todos os profissionais.

Por isso, um feedback de qualidade necessita de planejamento adequado, analisando todos os serviços executados, sempre equilibrando os elogios e as críticas, além de apresentar as informações com clareza e exemplos práticos de aperfeiçoamento periódico. Afinal, as equipes em campo precisam estar alinhadas ao plano de necessidades da administração central.

Utilize a tecnologia a seu favor

Após a discussão dos itens anteriores, é possível perceber que o processo de gestão de equipe externa não é uma tarefa tão simples. As características mais importantes dessa dinâmica são a comunicação e o registro das informações, garantindo que o escritório tenha acesso a todos os dados de campo.

Dessa forma, a tecnologia tem sido uma grande aliada das organizações, sendo aplicada em diversos setores da obra. Cada vez mais uma ferramenta de gestão é necessária, impactando a administração da equipe e da construção como um todo e tornando o processo bem-sucedido ao final da execução.

O uso de sistemas modernos permite o acompanhamento do desenvolvimento do projeto, inspecionando os serviços de forma organizada e tendo à disposição relatórios automatizados e completos. 

Todas essas ações são possíveis com o uso de um dispositivo móvel alinhado com o registro de informações em campo.

Desafios do processo de gestão

O processo de gestão não é uma tarefa simples, especialmente quando nos referimos ao segmento da construção civil. 

Além do gerenciamento da verba, compras e recursos humanos, a administração de uma obra lida constantemente com a qualidade de seus procedimentos e a adequação ao prazo de entrega, o que torna essa atividade muito abrangente.

Os cuidados baseiam-se na análise de contas a pagar e receber, encaminhamento e recebimento de propostas comerciais, entre outras situações. Ou seja, mais do que fechar os valores no fim do mês, os gestores precisam se preocupar com todos os departamentos da empresa, desde o planejamento das atividades até o pós-venda.

Por isso, o processo de gestão exige um esforço constante para a administração de todos os detalhes, mantendo a organização sustentável e lucrativa. 

Nessa dinâmica, é fundamental que os gestores recebam o apoio das equipes, pois cada colaborador é uma peça-chave no alinhamento das engrenagens da empresa.

Na construção civil, existem muitas particularidades no processo de gerenciamento dos empreendimentos. Sobretudo, os consumidores investem montantes elevados de dinheiro, criando uma grande expectativa quanto à qualidade e a entrega em dia.

Outra situação que deve ser destacada é em relação à segurança, devendo-se ter atenção máxima às normas e regulamentações em vigor. O empreendimento onde os profissionais estão trabalhando será ocupado futuramente por outros usuários, portanto, é fundamental que o imóvel não traga risco para os futuros ocupantes.

Sendo assim, separamos a seguir alguns dos principais fatores que devem ser acompanhados rigorosamente pela gestão de obra.

Planejamento de obra

planejamento de obra deve começar muito antes de lançar o empreendimento no mercado. Por isso, deve-se verificar se a construção está em uma localidade competitiva, se as características do edifício atendem às demandas da região, se o terreno oferece condições adequadas para o futuro estabelecimento, entre outras análises.

Gestão de materiais

Ter sempre todos os materiais necessários para a execução da obra à disposição é essencial. Sobretudo, a falta de algum elemento pode gerar grandes impactos, correndo-se o risco de que a construção fique paralisada. Dessa forma, controlar adequadamente o fluxo desses componentes é uma atividade mais do que importante.

Gestão de compras

Não basta ter os materiais à disposição e em estoque. Uma boa administração é responsável pelo controle de aquisição de insumos, garantindo que as etapas de gestão de custos estejam condizentes com o orçamento inicial planejado para a construção.

Gestão de equipes

Talvez a característica mais importante dessa dinâmica, a coordenação adequada das equipes permite que todo o planejamento de projeto e de aquisição de materiais seja cumprido. 

Colaboradores alinhados às necessidades da empresa e em número suficiente garantem que os empreendimentos sigam um bom andamento da programação.

Gestão de estoques

Na área da construção civil, os serviços não terminam com a finalização da obra. Depois que o empreendimento está pronto, seguem as atividades de venda dos imóveis remanescentes, constituindo uma ação importante para o gerenciamento dos estoques a partir de negociações, não permitindo que o investimento fique parado.

Por que usar um software nesse processo

Com a evolução da tecnologia, os softwares de gestão de obras tornaram-se excelentes soluções para o constante controle dos empreendimentos, trazendo dinamismo e facilidade para a execução das atividades, principalmente no que tange à atuação em campo.

Essas ferramentas permitem que os dados sejam acessados com facilidade durante todo o andamento da obra, garantindo a análise da evolução do empreendimento e dos indicadores de desempenho no canteiro. Esses itens são fundamentais e devem ser acompanhados de maneira eficaz pelos gestores, assegurando qualidade e produtividade para os serviços.

Dessa forma, é possível destacar que as principais ações decorrentes do uso de um software de gerenciamento são:

  • registro das informações de campo;

  • apontamento de atividades;

  • registro de dados de segurança;

  • realização periódica de inspeções;

  • programação de assistências técnicas;

  • geração de relatórios e documentos automatizados.

Assim, para apresentar mais informações sobre o uso de softwares na gestão de equipe externa e na administração de obras como um todo, separamos as principais vantagens conferidas ao utilizar essas ferramentas. Descubra!

Automatização de tarefas

O processo de automatização das tarefas pode ser uma atividade bastante eficiente na execução das etapas de trabalho. Todos os profissionais envolvidos são beneficiados, de engenheiros e construtores até os supervisores.

Dessa forma, os softwares trazem medidas para o aumento da qualidade e da produtividade na gestão de serviços e fornecedores. 

Além disso, o gerenciamento de equipe externa é beneficiado pelo detalhamento das atividades, permitindo que os profissionais envolvidos tenham acesso às eventuais não conformidades e ao acompanhamento das particularidades.

Melhoria na troca de informações

O recolhimento de informações também é beneficiado pelo uso dessas ferramentas, pois todos os dados são transmitidos em tempo real, dando suporte para uma gestão estratégica de obra a partir do controle das equipes e dos equipamentos em campo.

Ademais, todos os arquivos e documentos impressos são reduzidos, facilitando o processo de gerenciamento de informações. Assim, os colaboradores otimizam seu trabalho, diminuindo o tempo perdido na busca por dados mal administrados, e a equipe de escritório consegue se comunicar melhor com os grupos externos.

Integração de dados

Outra funcionalidade importante dos softwares de gestão na construção civil é a integração de todas as disciplinas da obra, mantendo um histórico de cada etapa do empreendimento. 

Todos os dados em campo são passados diretamente para a administração central, permitindo que orientações precisas sejam fornecidas para os colaboradores no canteiro.

Além disso, essas ferramentas conduzem vistorias e entregas a partir de formulários dinâmicos, utilizando assinaturas eletrônicas com aceite digital, atendendo às expectativas do empreendimento e agilizando as aprovações.

Diminuição de retrabalho

Por fim, todos esses processos evitam a ocorrência de retrabalhos, pois as informações coletadas são digitalizadas e armazenadas na nuvem, acelerando as atividades e garantindo que as solicitações sejam atendidas em curto prazo, gerando o cumprimento do cronograma e a satisfação dos clientes.

Sobretudo, a gestão de equipe externa é um desafio para as empresas de construção civil. Um processo de administração adequado baseia-se na comunicação constante com os colaboradores em campo, fazendo com que a troca de informações seja a mais eficiente possível.

Os softwares de monitoramento de obras permitem que todas as atividades sejam monitoradas com eficiência, armazenando documentos e gerando relatórios inteligentes.

Ficou com alguma dúvida sobre o processo de gestão de equipe externa na construção civil? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!