Aumentar a produção não é a única ação necessária para obter melhores resultados. Sobretudo, é essencial otimizar as etapas da obra, garantindo a sobrevivência e o constante crescimento da empresa no mercado, que é cada vez mais disputado. Assim, a otimização de processos na construção vai além de apenas um diferencial para a organização.

Nesse contexto, a otimização de processos é responsável pelo aumento da eficiência e da agilidade nas etapas da cadeia produtiva. Isso eleva o nível de satisfação dos clientes, colaboradores e fornecedores, pois todos os procedimentos são padronizados e simplificados, sendo compreendidos facilmente por todos os envolvidos.

Por isso, desenvolvemos este guia completo com todas as informações que você precisa saber para otimizar seus processos no segmento da construção civil, com desempenho cada vez mais satisfatório e melhores patamares de competitividade. Acompanhe!

Entenda a importância da otimização de processos

A otimização de processos é o conjunto de ações que objetiva reduzir consideravelmente os gastos e bens desnecessários, tanto com equipamentos e materiais quanto no que se refere a recursos humanos para o ciclo de produção.

Nessa situação, o empreendedor precisa mapear todos os processos da empresa, para conhecer o seu funcionamento de forma real e analítica. É a partir dessa análise do ciclo de trabalho que o gestor identifica os principais pontos críticos, o que permite indicar as ações falhas e repensar as estratégias de execução das atividades.

Por isso, a otimização busca simplificar os processos executados pela empresa, ao levar em conta os diferentes setores e recursos humanos que desempenham essas ações. No entanto, a otimização vai muito além da padronização das atividades. Ela é responsável por toda a mensuração, quantificação e monitoramento do ciclo produtivo, aumentando os ganhos a partir de melhores resultados e maior produtividade.

Anteriormente à otimização, é necessário identificar todas as atividades que geram e agregam valor para o negócio, quais são os procedimentos que mais consomem recursos financeiros e humanos, bem como onde estão os principais gargalos de produção, ou seja, que impedem que a organização tenha melhores resultados.

Dessa forma, ao identificar as necessidades da empresa, soluções mais modernas e interligadas ficam à disposição para o investimento adequado, o que possibilita padronizar os processos e simplificar as atividades para, então, reduzir consideravelmente os riscos associados a erros ou retrabalhos.

Somente assim, a partir da compreensão da cadeia produtiva da empresa, é que o gestor consegue visualizar o estado real da organização e identificar o potencial que a otimização dessas ações tem para alavancar o negócio.

Tendo isso em vista, a seguir, estão alguns dos itens mais essenciais que destacam a importância da otimização de processos na construção.

Mapear o fluxo de trabalho

Toda empresa tem rotinas de procedimentos específicos no seu campo de atuação, por mais que esses processos não estejam totalmente formalizados. Com isso, para melhorar o fluxo de trabalho, é necessário identificá-lo primeiro. Cada setor pode realizar esse levantamento, ao definir as rotinas de atividades e quais são os principais desafios ao executá-las.

Com essa ação, é realizada uma análise de quais processos podem ser suprimidos ou modificados no fluxo de trabalho. O momento de transição pode resultar em perdas de informações ou manutenção de práticas irrelevantes para o ciclo produtivo, isto é, que tomam o tempo de atividades mais importantes.

A partir da construção dos novos procedimentos de trabalho, é importante estar atento para executar todas as alterações necessárias e transformar o fluxo de atividades em uma ação mais dinâmica, para atender às expectativas de todos que compõem o ciclo produtivo.

Mensurar o processo produtivo

Saber mensurar os processos modifica o olhar de como as atividades são executadas no canteiro de obras. Existem muitas situações em que a falta de planejamento compromete o cronograma e atrasa outros serviços, que dependem da conclusão de uma ação específica.

Em razão disso, um bom planejamento de obras garante que todas as etapas de um serviço sejam mensuradas em termos de tempo de execução, recursos necessários e mão de obra essencial para a conclusão, sem que o cronograma inicial seja comprometido por falhas logísticas.

Além disso, após o mapeamento do fluxo de trabalho, mensurar adequadamente a execução dos processos garante que as principais falhas e gargalos sejam identificados, impactando a produtividade e o resultado final da ação. É importante que o problema não somente seja identificado, mas que suas causas também sejam apontadas, com as atividades necessárias para que essa situação não tenha mais impactos no futuro.

Reduzir custos

Outro ponto importante da otimização de processos na construção civil é a utilização inteligente dos recursos. O desperdício geralmente está associado ao tempo, uso de ferramentas e materiais, que comprometem consideravelmente os gastos da organização.

Dessa forma, a busca por reduzir custos foca a otimização do processo produtivo, tornando as ações independentes e eficazes. Isso influencia positivamente o ritmo de produtividade e o uso dos recursos no canteiro de obras. Além disso, a alocação adequada da mão de obra garante que o tempo de trabalho seja suficiente para a conclusão dos serviços, sem que nenhum colaborador fique ocioso.

Outra questão fundamental é eliminar atividades que não impactam diretamente o processo produtivo, ou seja, aquelas realizadas pelo simples vício de execução contínua da ação. Essa situação é preocupante quando a tarefa é executada repetidas vezes, como é o caso de o colaborador ter que se deslocar continuamente para buscar um material ou informações. O corte dessas etapas resulta em reduções consideráveis dos custos.

Aumentar a produtividade

Por fim, o impacto positivo da otimização de processos está no aumento da produtividade, com o gerenciamento adequado de recursos materiais e humanos. Isso passa, sobretudo, por modificações no layout, melhora na comunicação, mudanças dos métodos de execução e integração dos setores.

Um dos princípios básicos está em fazer mais em menos tempo, isto é, ter um ambiente que seja mais produtivo e evite ao máximo os desperdícios. Para isso, é importante que os intervalos de execução sejam otimizados, com a administração dos materiais e qualidade dos produtos, além da organização do fluxo de trabalho.

Posteriormente, com os métodos de avaliação da produtividade estabelecidos, todos os serviços prestados pelos setores são analisados em termos de qualidade, tempo e recursos gastos, evitando o desperdício desses bens, prejuízos financeiros e atrasos no cronograma de obra.

Conheça 6 maneiras de otimizar processos na construção civil

A redução de custos talvez seja uma das principais necessidades no segmento da construção, principalmente, em cenários de instabilidade econômica. No entanto, antes de executar esse corte, é importante ter todos os processos identificados, ação que deve ser conduzida com estratégia e planejamento.

Abaixo, listamos algumas maneiras eficazes de otimização de processos na construção, sem prejudicar a cadeia produtiva e com a garantia de um melhor equilíbrio dos recursos materiais e financeiros.

1. Registre os documentos utilizados no processo

O segmento de construção civil é uma área em que muitos processos ocorrem simultaneamente. Dependendo do porte da obra, atividades de mão de obra e recebimento de materiais, por exemplo, dividem o mesmo espaço, mas são controladas e orientadas por colaboradores diferentes, em setores distintos da mesma empresa.

Por isso, é muito importante que todas as informações advindas do canteiro de obras sejam registradas adequadamente. É a partir desses dados que os gestores e as equipes em escritório conseguem acompanhar o andamento das atividades, com acesso a diversos indicadores de desempenho e de produtividade.

Além disso, esses registros são fundamentais para o controle financeiro do empreendimento, relacionando com as informações disponibilizadas pelo orçamento inicial. A finalização das etapas pode ser acompanhada pelas equipes administrativas, que fazem a vistoria de entrega do serviço e já garantem o cumprimento da atividade.

O uso de uma plataforma móvel auxilia na gestão de documentos, pois são digitalizados e ficam disponíveis na nuvem, o que possibilita o acesso de todos os profissionais envolvidos com cada etapa de execução. Isso diminui consideravelmente a quantidade de papéis impressos, evitando que esses comprovantes sejam perdidos em meio às ações do canteiro.

2. Crie um fluxo personalizado de trabalho

O uso de sistemas integrados e ferramentas de gerenciamento em nuvem permite que os processos sejam mais flexíveis, pois os colaboradores conseguem acessar uma grande quantidade de informações a partir de uma plataforma online. Essa prática é uma maneira muito eficaz de otimização de processos na construção civil, personalizando a forma como os profissionais têm acesso ao seu plano de trabalho.

A criação de um fluxo personalizado de trabalho busca adequar a capacidade individual de cada membro da equipe, a fim de extrair o máximo potencial dos profissionais. Como resultado, todos os colaboradores conseguem exercer suas funções com mais qualidade e produtividade, melhorando o ciclo produtivo.

É importante destacar que cada profissional ou equipe tem limitações. Como a área da construção civil é um segmento dinâmico, com muitas atividades dependentes umas das outras, customizar a execução de cada etapa com base nas individualidades dos sistemas e recursos é essencial para que as ações sejam mais efetivas.

3. Valide processos da equipe

Além do registro adequado das atividades, é essencial que o processo gerencial valide as ações executadas pela equipe dentro do empreendimento, ou seja, que haja vistorias regulares das etapas em andamento ou que foram finalizadas.

Essa dinâmica contribui para que a produtividade dos sistemas esteja sempre em conformidade com o planejamento da construção. A falta de vistoria após a conclusão de uma etapa, por exemplo, pode comprometer a execução da fase posterior, indo de encontro à otimização das atividades.

Ademais, quando as não conformidades são identificadas previamente, os problemas são corrigidos com maior velocidade e eficiência. Posteriormente, essa validação de processos é utilizada na composição dos indicadores de desempenho, para verificar se os serviços estão dentro do escopo de planejamento.

4. Monitore os funcionários e as operações

Complementando a validação dos processos da equipe, acompanhar as operações e os serviços executados pelos funcionários garante que erros não sejam levados adiante, e evita que sejam identificados somente nas etapas subsequentes.

Por isso, a equipe em campo precisa ser monitorada constantemente, para a validação das atividades ou resolução das dificuldades no processo produtivo. Quando os gestores não estão presentes regularmente na obra, há um risco maior de problemas surgirem. Assim, com os colaboradores desamparados, o planejamento do empreendimento é comprometido.

5. Elabore relatórios

Todos os dados e informações devem ser registrados adequadamente, bem como devem estar à disposição de todos os profissionais envolvidos com as atividades destacadas. Esse processo de documentação se justifica na elaboração de relatórios e indicadores de desempenho, que são utilizados para controlar o andamento da construção e verificar o planejamento físico-financeiro.

Sobretudo, esses relatórios são a forma de contato entre as equipes externas e de escritório, facilitando o processo de comunicação entre esses profissionais e a sugestão de melhorias no processo ou soluções para os problemas em campo.

Além disso, esses relatórios são utilizados na apresentação das informações para os clientes, o que melhora a visualização dos principais dados e do comparativo com o orçamento e planejamento da construção. Esses documentos podem constatar erros ou possíveis soluções para processos que não foram identificados apenas com o registro dessas referências.

6. Gerencie todas as atividades que envolvem a obra

Quando se busca uma otimização de processos na construção, a administração do empreendimento precisa ter ciência de todas as atividades que envolvem a obra, ou seja, que todos os serviços estejam detalhados, orientados e vistoriados dentro da cadeia produtiva.

Mais do que isso, os gestores precisam se preocupar com eventuais imprevistos e problemas que venham a surgir. Se essas situações forem identificadas antecipadamente, a obra sofre poucos impactos, seguindo em conformidade com o planejamento físico-financeiro inicial.

Nesse contexto, o uso de um software especializado contribui para a otimização das ações que envolvem o canteiro de obras. Os documentos são digitalizados e ficam disponíveis para todos os profissionais envolvidos. Inclusive, as vistorias podem ser realizadas de forma prática e organizada, a partir do uso de uma plataforma online que agende e registre as informações mais importantes.

Da mesma forma, um software para construção civil permite que relatórios interativos sejam gerados instantaneamente, o que facilita o gerenciamento das equipes administrativas. As informações fornecidas para a plataforma são utilizadas para compor os indicadores de desempenho, tanto dos grupos de profissionais quanto individualmente, monitorando a produtividade de cada setor.

Sobretudo, a otimização de processos na construção é uma atividade cada vez mais buscada pelas organizações. Essa ação é muito importante para ter conhecimento de toda a cadeia produtiva, ao mapear o fluxo de trabalho e reduzir custos. Gerenciar adequadamente uma obra implica conhecer todas as suas etapas. O uso de um software especializado garante que esse serviço traga agilidade e produtividade para os setores.

Você ainda tem algum questionamento sobre a otimização de processos na construção civil em sua organização? Entre em contato conosco para conhecer nossos serviços e tire todas as suas dúvidas!