Hoje, as empresas devem priorizar as ações para produzir, arquivar e usar adequadamente a documentação. Essa postura é fundamental para administrar as informações corporativas dentro das melhores práticas do mercado. Por isso, muitas companhias investem em software de gestão de documentos.

Dependendo do volume de informações, é necessário automatizar a guarda dos arquivos não apenas para protegê-los de forma mais eficiente, mas também para facilitar a localização de documentos importantes para a execução de atividades corporativas.

Neste post, destacamos a relevância de administrar a documentação corretamente e trazemos 5 dicas para escolher sistemas que contribuam para realizar essa tarefa de maneira exemplar. Confira!

Entenda por que é necessário gerenciar os documentos

A gestão de arquivos exige muita responsabilidade e organização. Um dos motivos é que essa iniciativa influi diretamente na produtividade da equipe. Se um documento não for localizado rapidamente, uma empresa, por exemplo, pode deixar de participar de uma licitação pública, perdendo uma boa oportunidade de negócio.

A administração de documentos precisa ser feita de forma correta, porque possibilita reduzir custos com pesquisas para localizar os arquivos e com a reimpressão. Dessa forma, os empregados perdem menos tempo com processos burocráticos e podem ter um foco mais direcionado para iniciativas estratégicas.

O gerenciamento adequado também evita a perda da documentação. Se uma empresa, por exemplo, não fornecer as informações solicitadas pelo Poder Judiciário por não localizar os arquivos, será multada e ainda ficará com a imagem impactada negativamente.

Essa situação poderia ser facilmente evitada com a adoção de um software de gestão de documentos. Hoje, recursos tecnológicos devem ser inseridos na rotina das corporações. Do contrário, elas perderão cada vez mais espaço para a concorrência.

A gestão documental também é valiosa para acompanhar a performance institucional. Em outras palavras, essa prática viabiliza ter acesso ao planejamento estratégico, à análise dos indicadores de desempenho e ao plano de cargos e salários.

As empresas necessitam de dados para traçar metas e definir o que fazer para atingir resultados mais expressivos. Essas iniciativas apenas se concretizam quando as informações são acessíveis e atualizadas.

Fique atento a 5 dicas para escolher o software de gestão de documentos

Compreender a importância do gerenciamento de arquivos é um passo importante para aperfeiçoar os processos de uma companhia. Além disso, é fundamental investir em um sistema eficiente. Pensando nisso, destacamos abaixo 5 ações para avaliar e escolhar a melhor ferramenta para o seu negócio. Acompanhe!

1. Tenha foco na segurança

Um software de gestão de documentos tem como uma das atribuições manter informações relevantes para uma companhia. Esse aspecto obriga o investimento em uma ferramenta com um elevado nível de segurança dos dados.

É fundamental contar com um sistema que adote procedimentos rígidos de acesso às informações. Dessa forma, dificulta consideravelmente que concorrentes e pessoas mal-intencionadas localizem dados estratégicos.

Hoje, muitas corporações estão apostando em sistemas que adotam o modelo de computação em nuvem, porque se destacam pelo grande potencial de proteger os dados e pela disponibilidade das informações.

Com foco em agilidade e na prevenção de acessos externos indevidos, há empresas investindo nos aplicativos mobile offline, que permitem a atualização de dados sem a necessidade de conexão a alguma rede. Isso proporciona mais autonomia aos empregados e facilita a inserção e a troca de informações entre os funcionários em tempo real, mesmo sem conexão à internet.

2. Fique atento às funcionalidades

Investir em um software de gestão de documentos com elevado nível de segurança da informação é um ponto positivo. Por outro lado, isso não vai proporcionar a uma empresa um rendimento notável, caso a ferramenta não esteja adequada às necessidades corporativas.

É essencial que o sistema seja útil para o dia a dia dos colaboradores. Não adianta contar com um sistema bastante avançado, caso ele não proporcione um melhor desempenho na execução das tarefas.

Esse fator precisa ser levado em consideração na hora de analisar as funcionalidades de um software. O ideal é que elas sejam facilmente identificadas pelos colaboradores. Para que isso ocorra com mais facilidade, a recomendação é efetivar um programa de treinamento para os funcionários desenvolverem um bom trabalho por meio da ferramenta.

Por exemplo, no caso de uma empresa deseja um sistema que adote a fotografia para validação de serviço, isso precisa ser analisado, com muita atenção, para que esse recurso seja devidamente aplicado e gere valor para o seu negócio.

3. Avalie a facilidade de implementação

Outra preocupação importante é com a transição para o novo sistema. Essa atividade deve ser feita de maneira planejada, para não afetar os procedimentos internos nem o atendimento prestado aos clientes.

Uma iniciativa vital para o software para gestão de documentos ser devidamente implementado é verificar se o fornecedor será capaz de fornecer um suporte adequado para tirar dúvidas dos colaboradores sobre como utilizar a ferramenta.

Mesmo que os profissionais tenham passado por um treinamento antes da implementação, vale a pena contar com um apoio qualificado para evitar erros durante o período de adaptação ao novo sistema.

4. Viabilize a assinatura eletrônica

Uma forma de agilizar os procedimentos realizados por um software de gestão de documentos é a assinatura eletrônica. Esse recurso contribui para o fluxo das atividades ser feito com menos burocracia, porque facilita a validação de todas as ações executadas por meio da ferramenta.

Nesse caso, é necessário ter apenas o login e a senha para o envio de documentos a outros setores da companhia pelo sistema. Assim, é desnecessário a compra de certificados digitais para finalizar as tarefas. À medida que o fluxo dos trabalhos passa a ser mais simples, maiores são as chances de os funcionários aumentarem a produtividade.

5. Constate a credibilidade do fornecedor

Obter informações sobre a empresa fornecedora do sistema deve ser um procedimento a ser adotado antes de fazer a compra. Hoje, as empresas desejam contar com parcerias comerciais que, ao mesmo tempo, ofereçam serviços competitivos e tenham como um dos pilares a transparência com os stakeholders.

É preciso aliar preço atraente com um atendimento extremamente qualificado. No segmento de TI, opte por fornecedores que permitam utilizar o software por um determinado período para testes.

Quanto mais opiniões coletar sobre o fornecedor, maiores são as chances de decidir de forma correta. A equipe da Exati Tecnologia, por exemplo, pode orientá-lo a escolher o melhor software de gestão de documentos para o seu negócio.

Se você deseja ficar mais bem informado sobre os nossos serviços, entre em contato conosco agora mesmo. Afinal, você merece investir em tecnologia da informação com sabedoria