O termo facilities (ou facilidades, em português) está diretamente ligado à gestão da infraestrutura de uma empresa e engloba um conjunto de serviços essenciais para garantir eficiência operacional à estrutura física, além de conforto e bem-estar para moradores, colaboradores, clientes, visitantes e fornecedores. 

Além de garantir um ambiente agradável e funcional, a gestão de facilities também promove uma melhor utilização dos recursos, evita desperdícios e contribui para a sustentabilidade do negócio. Trata-se de um trabalho estratégico que vai muito além da operação, impactando diretamente na eficiência da empresa como um todo.

Continue lendo para entender quais serviços fazem parte dessa área, como estruturar uma gestão de facilities eficiente e as ferramentas que podem otimizar todo esse processo.

Facilities: o que é?

De acordo com a International Organization for Standardization (ISO), facilities é definida como a função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade das organizações.

Em outras palavras, facilities é o setor responsável por gerir todos os serviços que mantêm uma empresa funcionando de forma organizada, segura e eficiente, mas sem interferir na atividade-fim do negócio. 

Apesar de, na maioria das vezes, o setor de facilities ser composto por serviços terceirizados, o modelo não é uma regra. Além disso, algumas empresas optam por uma combinação, incluindo a internalização de determinadas funções e a contratação de parceiros especializados para outras atividades.

Quais serviços o facilities contempla

Os serviços de facilities se dividem em duas grandes categorias: hard services e soft services.

• Hard services são aqueles indispensáveis ao funcionamento da estrutura física e geralmente exigidos por lei, pois estão ligados à segurança do empreendimento. Exemplos: manutenção elétrica e hidráulica e sistemas de combate a incêndio.
• Soft services são serviços que podem ser contratados ou descontinuados conforme a necessidade da organização. Eles têm foco no conforto e suporte aos usuários. Exemplos: limpeza, paisagismo, controle de pragas e zeladoria.

Além desses exemplos citados acima, outros serviços frequentemente gerenciados pela área de facilities incluem:

• Portaria
• Recrutamento e seleção
• Suporte administrativo
• Recepção e atendimento
• Infraestrutura especializada
• Limpeza técnica e industrial
• Conservação de fachadas
• Manutenção de equipamentos
• Vigilância eletrônica e patrimonial
• Segurança pessoal e escolta armada

Quais locais precisam de gestão de facilities

Facilities envolve a gestão dos espaços físicos e dos serviços que garantem seu funcionamento. Esses espaços podem contemplar propriedades residenciais e comerciais e edifícios públicos e privados, incluindo empresas de diversos setores e tamanhos, desde pequenos negócios até organizações de médio e grande porte.

Alguns exemplos:

• Empresas privadas
• Condomínios
• Escolas, faculdades e universidades 
• Hospitais e clínicas
• Prefeituras, governos estaduais, ministérios e agências regulatórias
• Hotéis e centros de convenções
• Cinemas, estádios e shoppings centers
• ONGs e entidades sociais 

Além do espaço físico, facilities também abrange os sistemas que contribuem para o correto funcionamento dos locais citados acima, como aquecimento, climatização, iluminação, estacionamento e áreas comuns.

Como fazer uma boa gestão de facilities

Uma boa gestão de facilities começa com um entendimento completo das necessidades da empresa ou do imóvel. Esse mapeamento detalhado deve considerar desde o perfil dos usuários e o tipo de operação até a capacidade dos espaços e o funcionamento dos sistemas. 

Somente a partir desse diagnóstico é possível estruturar uma gestão que realmente atenda às expectativas e mantenha o ambiente produtivo e funcional.

Após essa etapa, é hora de construir um plano de ação estruturado que contemple as metas da gestão, o cronograma de atividades, a definição dos recursos financeiros e humanos necessários, além dos indicadores de desempenho (KPIs) que irão acompanhar os resultados.

Outro ponto fundamental é a organização das equipes, a qual pode incluir pessoal interno ou fornecedores externos ou ainda uma combinação das duas categorias. 

Com as operações em andamento, o monitoramento constante se torna indispensável, o que inclui acompanhar o desempenho dos serviços, a realização das manutenções programadas, os custos operacionais envolvidos, o tempo de resposta de cada atividade e a satisfação dos usuários com os serviços prestados.

Em todas as etapas, o uso de tecnologia é indispensável. Softwares de gestão de facilities ajudam a centralizar informações, acompanhar ordens de serviço, manter registros atualizados, gerar relatórios e facilitar a análise de dados para tomadas de decisão mais precisas. 

Com todos esses passos em prática, a gestão de facilities irá garantir ambientes funcionais, seguros e capazes de promover o bem-estar dos usuários, contribuindo diretamente para o sucesso da organização.

Conclusão

A gestão de facilities é uma peça-chave para o bom funcionamento e a produtividade das organizações. Quando bem planejada, ela reduz custos, melhora a satisfação dos usuários e valoriza o patrimônio da empresa.

Para alcançar esses resultados, é fundamental que o gestor conte com a ajuda da tecnologia para orientar o sucesso e a melhoria contínua das operações.

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