No cenário corporativo atual, a gestão de Facilities deixou de ser vista apenas como uma função operacional para se tornar uma área estratégica para o bom desempenho das organizações. 

Uma boa administração, além de assegurar que as instalações estejam sempre operacionais, também influencia diretamente na produtividade dos colaboradores, na redução de custos operacionais e na criação de um ambiente de trabalho mais seguro e agradável. 

Continue a leitura para saber mais!

O que é Gestão de Facilities?

A gestão de Facilities é uma área estratégica que envolve o gerenciamento integrado de espaços, serviços e recursos dentro de uma organização. 

Criada nos Estados Unidos, na década de 60, vem do termo em inglês “facilities management”. Em tradução livre, gestão de facilidades/instalações.

Seu principal objetivo é garantir que as instalações físicas e os serviços de suporte estejam alinhados às necessidades do negócio, criando um ambiente de trabalho eficiente e produtivo. 

Em outras palavras, trata-se do gerenciamento dos serviços que garantem a qualidade e manutenção da infraestrutura de uma empresa, com o objetivo de manter o ambiente agradável, limpo e seguro.

O mercado de Facilities segue em constante crescimento, e, segundo um levantamento da Mordor Intelligence, a projeção é que cresça a um CAGR (Taxa de Crescimento Anual Composta) de acima de 4% até 2027.

Serviços de gestão de Facilities

Muitas pessoas, que ainda não conhecem bem o termo, costumam relacionar esse gerenciamento apenas a questões ligadas a serviços de limpeza e segurança, porém, é muito mais amplo.

Na prática, abrange diversas atividades essenciais para o funcionamento de uma organização, como manutenção predial, gestão de fornecedores e controle de energia.

Ela também pode englobar iniciativas mais complexas, como a gestão da sustentabilidade e da experiência do usuário, considerando o bem-estar de colaboradores e clientes, além da eficiência operacional da empresa.

Veja os principais serviços:

• Limpeza e higienização
• Manutenção preventiva e corretiva
• Segurança patrimonial
• Serviços de recepção e atendimento
• Gerenciamento de espaço
• Gerenciamento de resíduos
• Serviços de alimentação
• Serviços de tecnologia da informação
• Paisagismo
• Serviços de gestão ambiental

5 práticas para uma boa gestão de Facilities

É fundamental adotar práticas que promovam organização, eficiência e adaptação às necessidades da sua empresa. Abaixo, destacamos as cinco essenciais para uma boa gestão.

1. Planejamento estratégico e definição de KPIs

Antes de implementar qualquer ação, é necessário que a organização defina objetivos claros que estejam alinhados com a sua visão e missão de longo prazo. 

Esse planejamento deve ser feito com base nas necessidades reais da empresa, considerando os desafios atuais e as demandas futuras. 

Ter uma visão estratégica permite priorizar ações essenciais, alocar recursos de maneira mais eficaz e, assim, garantir que os esforços da equipe de Facilities estejam na mesma linha com os objetivos maiores da organização.

Além disso, os Indicadores de Performance (KPIs) são essenciais para monitorar e avaliar a eficácia das ações. Esses KPIs ajudam a quantificar o impacto das iniciativas de Facilities, proporcionando uma base sólida para decisões informadas. 

Alguns exemplos comuns de KPIs incluem: redução de custos operacionais, tempo de resposta para a solução de incidentes, índices de satisfação dos usuários, tempo médio de reparo (MTTR) e a taxa de ocupação de espaços. 

2. Padronização de processos

A padronização de processos é uma das melhores práticas para garantir consistência e qualidade em todos os serviços realizados dentro da gestão de Facilities. 

Um processo bem definido assegura que os serviços sejam realizados conforme os padrões da empresa, independentemente de quem os executa. 

Na prática, aumenta a previsibilidade das operações e reduz a margem de erro, uma vez que todos os envolvidos seguem as mesmas diretrizes e procedimentos.

Além disso, a empresa também ganha em eficiência, já que tarefas repetitivas e rotineiras, como a manutenção de sistemas e a limpeza de espaços, podem ser realizadas mais rapidamente, com menor possibilidade de falhas. 

3. Foco na satisfação do usuário

Embora a gestão de Facilities tenha como foco o bom funcionamento da infraestrutura, a definição do principal cliente dessa área depende do espaço gerenciado. Em um aeroporto, por exemplo, o foco está nos passageiros, enquanto em um centro comercial ou shopping, os clientes finais são os principais beneficiados.

Garantir que o ambiente seja confortável, seguro e funcional tem um impacto direto na produtividade e no engajamento dos funcionários.

O foco na satisfação do cliente interno envolve a manutenção constante das instalações e a gestão de serviços que promovam o bem-estar dos colaboradores. 

Isso inclui desde o conforto do ambiente físico, como climatização e iluminação adequadas, até serviços essenciais como alimentação, segurança, e atendimento médico. Um ambiente bem mantido reduz distrações e aumenta o foco dos colaboradores em suas tarefas principais.

4. Uso de tecnologia e automação

Softwares de gestão de Facilities são fundamentais para otimizar processos, centralizar informações e melhorar a comunicação entre as equipes operacionais. 

Essas ferramentas permitem que as equipes monitorem manutenções, controlem custos, e rastreiem o progresso de tarefas em tempo real. Elas também oferecem um dashboard centralizado que facilita o acompanhamento de todas as atividades em andamento, garantindo uma gestão mais ágil e eficiente.

O uso de Internet das Coisas (IoT) também tem transformado a gestão de Facilities. Sensores conectados podem monitorar o consumo de energia, identificar falhas em equipamentos, e até mesmo monitorar a ocupação de espaços, o que contribui para uma gestão de recursos mais eficiente. 

Por exemplo, sensores de temperatura e umidade podem ser usados para garantir que os sistemas de climatização estejam operando de maneira ideal, prevenindo desperdícios de energia e aumentando a vida útil do equipamento.

Além disso, a automação pode ser aplicada em vários aspectos da gestão de facilities, desde a programação de manutenções preventivas até o gerenciamento de espaços, como salas de reuniões e áreas comuns. 

5. Formulários digitais e registros automatizados

A digitalização de processos é uma prática importante para garantir maior controle e eficiência. 

A utilização de formulários digitais para registrar manutenções realizadas, serviços prestados e qualquer tipo de incidente oferece várias vantagens. 

Além de reduzir o uso de papel, o registro digital facilita a coleta e análise de dados, proporcionando uma visão detalhada sobre as atividades realizadas. Isso permite uma tomada de decisão mais rápida e precisa, além de otimizar o tempo de resposta para solucionar problemas.

Com a automação dos registros, a comunicação entre equipes também melhora. Por exemplo, quando um técnico de manutenção registra um problema em um sistema digital, as equipes de gestão podem ser imediatamente notificadas, permitindo que as correções sejam feitas de maneira mais rápida. 

Software Exati para Gestão de Facilities

O software Exati oferece uma solução completa para a gestão de facilities, integrando manutenção preventiva, controle de fornecedores e análise de KPIs. 

Com uma plataforma intuitiva e adaptável às necessidades de diferentes organizações, a Exati facilita a implementação das melhores práticas, garantindo mais eficiência e controle nas operações de facilities.

A integração de recursos como monitoramento em tempo real, relatórios automatizados e gestão de serviços permite que as empresas tomem decisões rápidas e embasadas, promovendo a melhoria contínua e o sucesso no gerenciamento de suas operações.

Conclusão

Entendeu como a gestão de Facilities desempenha um papel muito importante no sucesso das organizações, garantindo ambientes funcionais, seguros e alinhados às necessidades do negócio?

Adotar práticas eficazes e investir em tecnologia, como o software da Exati, pode fazer toda a diferença para alcançar resultados consistentes e sustentáveis.

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