Mais do que coordenar serviços como limpeza, manutenção e segurança, a gestão de facilities é responsável por garantir que tudo o que é necessário para o bom funcionamento de uma grande estrutura – de edifícios residenciais a

instalações industriais – seja colocado em prática de forma eficiente e fluida.

Apesar de sua enorme importância para o bom funcionamento de condomínios, shoppings, hospitais e universidades, entre outras instalações, a gestão de facilities frequentemente depende de processos manuais ou fragmentados, o que deixa os resultados dessa operação aquém do potencial. 

Felizmente, a automação na gestão de facilities tem transformado essa realidade e ajudado gestores a trabalhar com mais eficiência, previsibilidade e qualidade.

O que é gestão de facilities e seus desafios?

A gestão de facilities é o conjunto de atividades que assegura a funcionalidade de uma edificação e seus serviços, incluindo desde as operações relacionadas à infraestrutura física e aquelas fundamentais para o bom funcionamento dos empreendimentos, como limpeza, segurança, paisagismo e climatização, até os profissionais envolvidos em cada tarefa, abrangendo equipes internas e externas, além de fornecedores. 

O profissional que articula todas essas frentes é o gestor de facilities, que tem como desafio garantir que a entrega dos serviços seja feita com qualidade, eficiência e dentro do orçamento.

Com tantas demandas para controlar, é comum que a gestão de facilities seja marcada por desafios que comprometem a eficiência da operação, com destaque para os seguintes obstáculos:

• Falta de padronização nos processos;
• Uso excessivo de planilhas e controles manuais;
• Dificuldade no controle e na rastreabilidade das tarefas realizadas em campo;
• Complexidade na organização de manutenções corretivas e preventivas;
• Comunicação falha entre as equipes e o cliente final;
• Dificuldade na gestão de custos;
• Ausência de indicadores confiáveis.

Por que automatizar a gestão de facilities?

A automação surge como uma resposta aos desafios da gestão de facilities, ajudando a eliminar tarefas repetitivas, dar mais visibilidade às operações em tempo real e permitir uma atuação mais estratégica da equipe. 

Em vez de depender de papel, planilhas e troca de mensagens descentralizadas, o gestor passa a contar com sistemas que organizam, padronizam e monitoram toda a operação em uma única plataforma.

Mas vale ressaltar que a automação na gestão de facilities vai muito além da digitalização de processos. Ela envolve o uso de sensores, softwares e aplicativos que transformam profundamente a operação. 

Com esses recursos torna-se possível agendar manutenções preventivas, acionar alertas inteligentes, monitorar serviços de climatização, rastrear o desempenho de equipamentos e até agendar e controlar a ocupação de espaços, tudo de forma integrada.

Implementar um sistema automatizado na gestão de facilities traz diversas vantagens, entre elas:

• Maior eficiência operacional na realização de atividades rotineiras como abertura de chamados, agendamento de tarefas, elaboração de relatórios de desempenho e controle de ordens de serviço.

• Redução de custos através da implementação de uma manutenção preventiva inteligente, do uso otimizado de recursos e da menor necessidade de retrabalhos no dia a dia operacional.

• Melhora da qualidade dos serviços prestados através da padronização de processos aliada ao monitoramento em tempo real das atividades.

• Redução de deslocamentos e otimização das rotas das equipes externas, permitindo visitas mais eficientes, colaboradores com menos tempo ocioso e economia de combustível nos trajetos.

• Tomada de decisão baseada em dados por meio de dashboards com indicadores úteis e relatórios facilmente personalizáveis.

• Melhora do relacionamento com o cliente graças a registros organizados da comunicação e das comprovações digitais da realização dos serviços, fortalecendo a confiança e profissionalizando o atendimento.

• Aumento da segurança e da conformidade com normas e legislações, principalmente no que se refere ao controle de sistemas críticos, como detecção de incêndios e acesso de pessoas.

Como automatizar processos na prática

Automatizar a gestão de facilities exige mais do que contratar um software. É necessário um planejamento cuidadoso para garantir que a ferramenta escolhida atenda às demandas reais da organização.

Antes de qualquer implementação, é preciso entender quais atividades fazem parte da gestão de facilities na sua empresa, o que ajudará a identificar prioridades e as funcionalidades indispensáveis na ferramenta.

Outra atitude importante é avaliar se o sistema permite integrações com outras plataformas já usadas no dia a dia operacional, se oferece mobilidade como acesso via app, algo essencial na rotina de equipes externas, e se é adaptável ao porte e ao segmento do seu negócio.

Mesmo as plataformas mais intuitivas do mercado precisam de um período de adaptação, por isso, vale avaliar também se a ferramenta escolhida oferece um bom suporte e conta com treinamentos para garantir que os gestores e técnicos em campo compreendam as funcionalidades e consigam extrair o máximo valor da solução.

Como a automação não deve ser um processo engessado, é essencial acompanhar indicadores, coletar feedbacks da equipe e revisar os fluxos de trabalho sempre que necessário, o que facilita a melhoria contínua da gestão de facilities.

Ferramentas essenciais para a automação da gestão de facilities

Os melhores softwares de gestão de facilities são aqueles que concentram diversos recursos capazes de atender a diferentes áreas da operação ao mesmo tempo. Entre os mais importantes que uma ferramenta desse tipo deve conter estão:

• Abertura de chamados via app ou QR Code;
• Checklists digitais com registro fotográfico;
• Gestão de ativos e equipamentos;
• Acompanhamento em tempo real das equipes com GPS integrado;
• Relatórios e dashboards automatizados;
• Indicadores de desempenho;
• Aplicativo para equipes em campo;
• Histórico centralizado para substituir anotações em papel.

Um exemplo de solução completa para a gestão de facilities é o software Exati, uma ferramenta que centraliza todas essas funcionalidades em um só lugar. 

O sistema permite desde o controle de manutenções, equipes e fornecedores até a análise de indicadores de desempenho e a geração de relatórios automatizados para tomadas de decisão. Para completar, a interface intuitiva e a capacidade de personalização tornam a ferramenta adaptável a empresas de diferentes portes.

Automatizar não é apenas uma tendência, é uma necessidade para as empresas que querem se manter competitivas e eficientes em um cenário cada vez mais exigente. 

O primeiro passo para essa transformação começa com a escolha da ferramenta certa. Quer descobrir se o software Exati é a opção ideal para as necessidades da sua organização? Fale com nossos especialistas e agende uma demonstração.