Realizar a gestão de frotas pode ser um desafio para muitas organizações, sobretudo em tempos de crise.

Uma das grandes vantagens de se fazer a gestão de frotas é a significativa redução de custos e, utilizando tecnologia,  tudo que está relacionado a esse processo fica ainda mais fácil.

Dessa forma, os gestores têm acesso a inúmeros dados que podem guiar estratégias e definir condutas que otimizem os investimentos destinados às suas frotas.

Afinal, esse tema é importante para um planejamento financeiro adequado e direcionamento correto dos veículos e colaboradores.

Continue a leitura e saiba mais informações sobre o que é e como fazer a gestão de frotas.

Afinal, o que é uma frota? 

Por definição, frota é o conjunto de veículos pertencentes a uma mesma empresa e que são utilizados para executar determinados serviços.

Engana-se quem pensa que apenas caminhões e grandes maquinários fazem parte do grupo. Uma frota pode conter veículos de qualquer porte, tudo irá depender do ramo de atuação da sua organização.

Vejamos um exemplo: Uma empresa que executa a gestão de resíduos urbanos utiliza grandes caminhões com compartimentos especiais para acomodar os materiais coletados. 

Quanto maior a cidade, mais veículos como esse serão necessários para executar o serviço com qualidade e eficiência. Portanto, há uma frota de veículos para tal atividade.

Entretanto, um pequeno comerciante que realiza entregas de produtos com apenas uma van também possui uma frota. Ou seja, um veículo exclusivo para entregas.

Independentemente do tamanho ou do volume de veículos, a gestão de frotas é imprescindível para todas as empresas.

Categorias de gestão

Quanto falamos de gestão de frotas é preciso destacar que existem 3 subdivisões importantes para entender a fundo como funciona esse processo. Veja:

Gerenciamento de Ativos: Gerenciamento dos meios de transporte, como por exemplo, a compra, manutenção ou renovação dos veículos;

Gestão de insumos: Considera os itens essenciais para colocar a frota para rodar.Estamos falando de combustível, pneus e peças e demais serviços.

Comportamental: Relacionada ao treinamento e capacitação dos colaboradores envolvidos nos processos internos e externos.

Qual a necessidade de realizar a gestão de frotas?

Quem tem ou já teve qualquer veículo sabe: Os custos para manter esse bem são altos.

São custos gerais de manutenção, abastecimento e troca de itens básicos com desgaste diário como pneus, pastilhas de freio, fluidos, entre outros.

Além dos fatores relacionados ao dia-a-dia de trabalho, a marca, modelo e ano de fabricação do veículo podem interferir diretamente no planejamento financeiro da organização.

Afinal, utilizar marcas importadas ou modelos com poucas unidades vendidas e até mesmo fora de linha tende a gerar maior dificuldade para realizar a manutenção, diante da falta de peças ou preço elevado das mesmas.

De todo modo, fazer a gestão de frotas é  muito mais do que se preocupar com esses detalhes. Há também toda a parte técnica por detrás do treinamento dos colaboradores, ou seja, de gestão do comportamento

Afinal, de nada adianta ter o melhor equipamento/ veículo e não capacitar as equipes para utilizá-lo de forma otimizada e inteligente.

Pontos importantes

É fundamental considerar todas as 3 categorias destacadas anteriormente. Por meio delas, pode-se elaborar um levantamento completo sobre o processo. Outros dados importantes são:

Acompanhamento e supervisão dos veículos: Estar atento às condições de conservação para evitar surpresas em situações emergenciais;

Análise das informações internas e externas: Alinhamento de toda a equipe de trabalho, desde os atendentes de call center até as equipes que executam os serviços em campo. A boa comunicação entre setores evita retrabalho e reduz custos.

Monitoramento de resultados: Utilizar um software de gestão e demais tecnologias de acompanhamento como rastreadores veiculares são ótimos métodos para formatar novas estratégias fundamentadas em dados reais da operação.

O que você ganha fazendo a gestão de frotas ?

  • Sabe exatamente quantos veículos a empresa tem disponível, bem como seu status de conservação e necessidade de procedimentos de manutenção;
  • Planeja, com antecedência, gastos e investimentos futuros com base em dados reais do seu cotidiano;
  • Otimiza os investimentos e padroniza a logística, tanto para o planejamento de rotas quanto para a roteirização.
  • Tem acesso a dados gerais e específicos que facilitam a tomada de decisão em momentos cruciais.

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Como você viu, a gestão de frotas não se restringe apenas à conservação de veículos.

Além da necessidade do gestor conhecer a fundo todos os processos e atividades da organização, é preciso também que se utilize ferramentas tecnológicas eficientes.

Por meio delas, fica muito mais fácil acompanhar cada detalhe e, assim, pensar em estratégias para evitar prejuízos e continuar crescendo no mercado.

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