O setor de transportes terrestres tem crescido de forma significativa nos últimos anos e realizar a gestão de frotas pode ser um desafio para muitas organizações.

Para se destacar em um mercado altamente competitivo, pensar de forma estratégica e tecnológica é o segredo para que todo processo de gestão ocorra dentro dos parâmetros solicitados.

Mas como é possível implementar a gestão de frotas de forma viável e inteligente? É o que você vai descobrir a seguir!

O que é uma frota?

Por definição, frota é o conjunto de veículos pertencentes a uma mesma empresa e que são utilizados para executar determinados serviços.

Engana-se quem pensa que apenas caminhões e grandes maquinários fazem parte do grupo. Uma frota pode conter veículos de qualquer porte, tudo depende do ramo de atuação de cada organização.

Vejamos um exemplo: Uma empresa que executa a gestão de resíduos urbanos utiliza grandes caminhões com compartimentos especiais para acomodar os materiais coletados. 

Quanto maior a cidade, há uma adesão maior de veículos para executar o serviço com qualidade e eficiência. Portanto, há uma frota de veículos para tal atividade, como a coleta de lixo, por exemplo.

Além disso, um pequeno comerciante que realiza entregas de produtos com apenas uma van também possui uma frota. Ou seja, um veículo exclusivo para entregas.

Independentemente do tamanho ou do volume de veículos, a gestão de frotas é imprescindível para todas as empresas.

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas nada mais é do que o gerenciamento de veículos utilizados por empresas públicas e privadas para garantir que toda e qualquer atividade seja realizada com eficiência e segurança.

Isso quer dizer que, a gestão de frotas refere-se à implementação de práticas que estruturam e otimizam todo processo de planejamento, análise e controle operacional dos meios de transportes.

Dessa forma, é possível centralizar informações dos veículos, evitar falhas mecânicas e operacionais, otimizar rotas e obter dados sobre os potenciais de cada frota.

De acordo com a CNT (Confederação Nacional de Transportes), é possível reduzir despesas em até 40% com a gestão de frotas. Entretanto, 75% das empresas ainda não adotaram esse modelo de gestão em seus negócios. 

Portanto, gerenciar frotas de forma mais efetiva, sobretudo com a análise de dados, pode melhorar consideravelmente os números da gestão. Acompanhe a leitura para saber mais!

Qual a necessidade de realizar a gestão de frotas?

Quem tem ou já teve qualquer veículo sabe: os custos para manter esse bem são altos.

São custos gerais de manutenção, abastecimento e troca de itens básicos com desgaste diário como pneus, pastilhas de freio, fluidos, entre outros.

Além dos fatores relacionados ao dia-a-dia de trabalho, a marca, modelo e ano de fabricação do veículo podem interferir diretamente no planejamento financeiro da organização.

Afinal, utilizar marcas importadas, modelos com poucas unidades vendidas e até mesmo fora de linha, tende a gerar maior dificuldade para realizar a manutenção, diante da falta de peças ou preço elevado das mesmas.

De todo modo, fazer a gestão de frotas é muito mais do que se preocupar com esses detalhes. Há também toda a parte técnica por detrás do treinamento dos colaboradores, ou seja, de gestão do comportamento.

Afinal, de nada adianta ter o melhor equipamento/veículo e não capacitar as equipes para utilizá-lo de forma otimizada e inteligente.

Pontos importantes

Com o modelo de gestão de frotas, é fundamental que os responsáveis analisem e elaborem um levantamento completo sobre o processo. Neste caso, considere dados importantes como:

1. Acompanhamento e supervisão dos veículos:

Estar atento às condições de conservação para evitar surpresas em situações emergenciais;

2. Análise das informações internas e externas: 

Alinhamento de toda a equipe de trabalho, desde os atendentes de call center até as equipes que executam os serviços em campo. 

A boa comunicação entre setores evita retrabalho e reduz custos.

3. Monitoramento de resultados: 

Utilizar um software de gestão e demais tecnologias de acompanhamento como rastreadores veiculares são ótimos métodos para desenvolver novas estratégias fundamentadas em dados reais da operação.

Quais são as categorias da gestão de frotas?

Quando falamos de gestão de frotas é preciso destacar que existem 3 subdivisões importantes para entender a fundo como funciona esse processo. Veja:

Gerenciamento de Ativos 

Gerenciamento dos meios de transporte. Por exemplo: compra, manutenção ou renovação dos veículos.

Gestão de insumos

Considera os itens essenciais para colocar a frota para rodar. Estamos falando de combustível, pneus e peças e demais serviços.

Comportamental

Relacionada ao treinamento e capacitação dos colaboradores envolvidos nos processos internos e externos.

Como funciona a gestão de frotas?

A gestão de frotas funciona como uma prática contínua e em constante evolução. 

Por esse motivo, utiliza-se métodos, técnicas e ferramentas que visam assegurar veículos em boas condições. Além disso, são desenvolvidas e aplicadas estratégias para que todo processo de gestão seja otimizado, assertivo e seguro.

E apesar de 35% dos gestores de frotas ainda utilizarem o Excel para preencher e analisar dados em planilhas, as novas tecnologias seguem surgindo para transformar a gestão de frotas.

Os softwares de gestão, por exemplo, contribuem para maior eficiência operacional ao possibilitar que gestores acompanhem a jornada de trabalho dos condutores, quilometragem e rotas percorridas, níveis de combustível, cuidados e manutenções de veículos, entre outros.

Sem dúvidas, a gestão de frotas com a tecnologia faz com que operações se mantenham ininterruptas e cada vez mais produtivas e inteligentes.

Quais são as vantagens de uma boa gestão de frotas?

As vantagens de gestão de frotas são inúmeras em virtude dos resultados positivos, independente das organizações e seus diferentes portes. 

Entre as principais, é possível destacar o planejamento estratégico, redução de custos e segurança. Confira abaixo detalhes de cada uma delas!

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma etapa primordial para qualquer serviço, atividade e empresa seja bem sucedida. E claro, na gestão de frotas não seria diferente.

Com o plano, são definidos objetivos, indicadores, ações e coleta de dados para que os resultados sejam alcançados de acordo com a necessidade de cada frota. Contudo, isso inclui questões básicas, como:

• Plano de manutenções preventivas e corretivas;
• Plano de revisão e renovação de frotas;
• Média de combustível e quilometragem percorrida;
• Análise e otimização do fluxo de processos de gestão;
• Plano e otimização de frotas;
• Performance e produtividade de motoristas;
• Prevenção de acidentes;
• Análise de relatórios de toda gestão.

Com o número expressivo de dados, gestores podem controlar os dados e definir planos estratégicos que possam otimizar os investimentos destinados à suas frotas. 

Redução de custos

De acordo com o estudo Tendências para a Gestão de Frotas em 2022, mais de 77% dos especialistas no setor afirmam que a redução de custos está entre as 3 prioridades da gestão de frotas.

Afinal, esse tema é importante para um planejamento financeiro adequado e direcionamento correto dos veículos e colaboradores. 

Mas não se esqueça: a gestão de frotas requer custos fixos e variáveis que exigem atenção, confira alguns exemplos:

Custos fixos: seguro e documentos obrigatórios de veículos e motoristas, depreciação veicular e salários dos condutores.

Custos variáveis: manutenção, combustível, pneus e hora extra de motoristas.

Portanto, é imprescindível que toda e qualquer despesa relacionada ao veículo seja registrada com fácil acesso, para que avaliações e análises sejam realizadas posteriormente e de forma contínua.

Dessa forma, ganha-se com controle absoluto e processos otimizados – mantendo custos equilibrados, eliminando gastos desnecessários, evitando problemas e tomando decisões mais assertivas.

Mais segurança

Por fim, as vantagens da gestão de frotas também garantem maior segurança aos veículos e condutores, sendo a prioridade máxima para mais de 87% dos gestores.

Para a especialista Ana Paula Delchiaro, o aumento da preocupação com a segurança está relacionado à maturidade das empresas de gestão de frotas e ao nível dos impactos dos acidentes de trânsito. 

Inclusive, apenas 5% das ocorrências são em função da falha do veículo, enquanto 90% dos acidentes acontecem por falha humana, como excesso de velocidade e uso de celulares, segundo o Observatório Nacional de Segurança Viária (ONSV).

O pilar fundamental da gestão de frotas é a segurança. Por esse motivo, tudo que envolve a segurança de veículos e condutores não é apenas uma vantagem, mas também, uma necessidade para operações mais eficazes e inteligentes.

Como se faz a gestão de frotas?

Agora que você sabe as principais vantagens da gestão de frotas, é preciso saber como aplicar o gerenciamento na prática. 

Apesar de cada empresa adotar medidas que se adaptem ao porte e objetivos, é recomendável implementar algumas soluções que garantem um processo mais eficiente. Confira a seguir!

Realize um diagnóstico da sua frota

Todo gestor de frotas deve avaliar o seu negócio e todo processo de gerenciamento, por meio de uma análise diagnóstica.

Tenha em mãos todas as informações necessárias para uma visão real e objetiva de frotas e condutores. Portanto, comece listando e analisando tudo sobre a sua empresa!

Em um veículo de coleta de resíduos, por exemplo, podemos considerar:

• Quantidade de caminhões em operação;
• Rotas e quilometragens percorridas nas cidades;
• Média de custo com combustível;
• Períodos e materiais utilizados em manutenção;
• Nível de qualidade e conservação do veículo;
• Nível de produtividade dos profissionais em operação;
• Média de prazos de coleta realizadas em determinado período de tempo.

Com um diagnóstico completo da sua gestão, é possível evitar falhas e riscos operacionais, além de aperfeiçoar melhorias para novas soluções sejam implementadas.

Estabeleça uma política de frotas e coloque os planos em prática

A política de frotas é um documento que reúne tanto as diretrizes organizacionais, quanto a utilização e gestão completa das frotas.

Neste caso, são apontados requisitos que os serviços prestados com veículos devem atender em todo processo operacional, a fim de garantir boas condições de frotas e preservar motoristas. 

Ter em mente quais os procedimentos que devem ser adotados em acidentes, é um exemplo clássico da política de frotas.

Além disso, a política de frotas trata-se do planejamento organizacional e estratégico que nos referimos anteriormente. 

Portanto, colocá-los em prática pode resultar em objetivos alcançados e serviços mais alinhados, otimizados, produtivos e seguros nas vias públicas.

Invista em ferramentas de controle e gestão

Sem dúvidas, ter o controle absoluto da gestão de frotas é fundamental para assegurar a qualidade e transparência em todo processo de gerenciamento.

Nesse sentido, as tecnologias voltadas para o setor de transportes são bastante amplas e eficientes. As ferramentas digitais trazem informações mais precisas para que o diagnóstico seja executado periodicamente e a política de frotas sendo cumprida corretamente.

E não para por aí, as inovações tecnológicas estão sendo desenvolvidas para transformar a gestão de frotas de ponta a ponta. A seguir, falaremos sobre o uso de softwares especializados no setor.

Como usar a tecnologia a seu favor na gestão de frotas?

Como você pode perceber, a gestão de frotas não se restringe apenas à conservação dos veículos. Atualmente, há uma necessidade de gestores conhecerem a fundo todos os processos e atividades da organização. E por esse motivo, as ferramentas tecnológicas se destacam!

Os softwares de gestão de frotas, contribuem para maior eficiência operacional, monitorando e otimizando todos os processos internos e externos. 

Abaixo trouxemos alguns dos benefícios que a tecnologia pode proporcionar na gestão de frotas:

• Sabe exatamente quantos veículos a empresa tem disponível, bem como seu status de conservação e necessidade de procedimentos de manutenção;
• Planeja, com antecedência, gastos e investimentos futuros com base em dados reais do seu cotidiano;
• Otimiza os investimentos e padroniza a logística, tanto para o planejamento de rotas quanto para a roteirização;
• Tem acesso a dados gerais e específicos que facilitam a tomada de decisão em momentos cruciais.

Conclusão

Agora que você sabe o que é gestão de frotas, vantagens e como pode ser aplicado na empresa, pense em novas estratégias e invista em tecnologias inteligentes para evitar prejuízos e continuar crescendo no mercado.

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