Entre os diversos desafios que uma empresa enfrenta, aumentar a produtividade da equipe é certamente um dos mais importantes. Esse indicador impacta diretamente na eficiência e qualidade dos seus processos, bem como nos custos da organização.

As pesquisas que avaliam a produtividade dos profissionais brasileiros tendem a alarmar os gestores e empresários. Um estudo recente, realizado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), indica que o Brasil ocupa a 50º posição entre 68 países no ranking de produtividade.

Além disso, de acordo com uma pesquisa feita pelo Banco Mundial, nos últimos 20 anos, a produtividade nacional cresceu 17%, enquanto países de alta renda apresentaram um crescimento de 34%. Esses números mostram que há um problema a ser enfrentado pelas empresas brasileiras.

Ao lidar com equipes em campo, como técnicos e vendedores, esse cenário pode ser ainda pior. Influenciados por fatores externos, como trânsito, longas distâncias entre os pontos de trabalho e possibilidade de ter muito tempo ocioso em sua rotina, a produtividade desses profissionais tende a ser menor que a do time interno da organização.

Certamente, existem maneiras de melhorar esse indicador e minimizar os problemas do time externo. Se você quer saber como aumentar a produtividade da equipe de campo no seu negócio, continue a leitura!

Quais são os benefícios de uma equipe produtiva?

Antes de mais nada, é importante reforçar os benefícios que uma equipe produtiva garante para um negócio. Entre eles, estão:

  • escalabilidade — possibilidade de aumentar a demanda produtiva sem realizar novas contratações;
  • aumento na satisfação do cliente — profissionais produtivos tendem a realizar melhores atendimentos, além de serem mais rápidos e eficientes durante esse processo, o que resulta em clientes mais satisfeitos;
  • ambiente motivador entre os profissionais — um local com colaboradores produtivos apresenta fluxos de trabalho mais inteligentes, consequentemente, o desgaste gerado por erros e rotinas frustrantes é menor;
  • menor taxa de turnover — considerada uma das principais preocupações da área de RH, o turnover tende a ser menor quando os profissionais se sentem motivados e produtivos;
  • redução de custos: são reduzidos os gastos que envolvem o turnover de profissionais, erros por falta de atenção, investimentos necessários para aumentar a equipe quando a produtividade é baixa.

Essas são algumas das vantagens trazidas por times produtivos. Empresas que investem em maneiras de melhorar esse indicador passam a apresentar melhores resultados e aumentam a sua competitividade no mercado.

O que há de errado com a equipe externa?

Quando os profissionais lidam frequentemente com problemas como trânsito, longas distâncias de deslocamento, falta de equipamentos, agendas muito apertadas ou até mesmo muito tempo ocioso entre as suas atividades, a tendência é que eles fiquem frustrados e se sintam desmotivados para realizar um bom trabalho. Como resultado, a sua produtividade cai, assim como os resultados da empresa.

O principal fator de atenção é a otimização de rotas, que influencia no gasto total de deslocamento e no número de atendimentos que o time consegue realizar dentro do seu período de trabalho. Com rotas bem estruturadas, o time evita problemas mencionados anteriormente, trabalhando mais e melhor.

Além disso, o time de campo é autônomo, e quando não existe algum tipo de fiscalização sobre as suas atividades, não é possível saber se os seus compromissos estão sendo realizados como devem, dentro dos prazos estabelecidos e seguindo os procedimentos corretos. Esse fator gera maior instabilidade nos resultados.

Como melhorar produtividade desses profissionais?

Realizar um bom planejamento

O primeiro passo para o sucesso de qualquer projeto é a realização de um bom planejamento, e isso não é diferente para a execução do trabalho em campo. Essa prática evita erros na gestão, como vencimentos de prazos, e identifica possíveis falhas que devem ser corrigidas.

Um planejamento eficiente conta com a definição dos procedimentos padrão para cada atividade realizada pelo time externo, incluindo instruções para a melhor execução, passo a passo e materiais necessários. Além disso, ele determina o fluxo de trabalho ideal, considerando previsão de demanda e número de profissionais disponíveis.

Esse é o momento de otimizar as rotas e criar um processo eficiente para a operação. Uma prática muito usada é separar o time em regiões e organizar a sua agenda colocando locais próximos em horários seguidos, minimizando o deslocamento desnecessário do profissional e aumentando a sua produtividade.​

Criar uma comunicação eficiente

Falhas de comunicação entre o time e a gestão normalmente resultam em muitos problemas que impactam na produtividade. Entre eles, duplicidade de tarefas, falha no cumprimento de prazos e execução incorreta dos procedimentos de campo.

Algo comum em empresas que não estabelecem uma boa comunicação com o time externo é o aumento dos danos em situações de imprevisto, como um acidente, falta de equipamentos ou ausência do profissional. Nesses momentos, é fundamental que o contato seja rápido para que a operação seja reorganizada e os danos minimizados.

Para isso, muitas empresas optam pelo uso de sistemas de gestão de times que permitem o acompanhamento em tempo real de cada profissional, assim como a comunicação direta com eles. Outra forma muito usada são os dispositivos móveis com acesso à internet.

Controlar a operação

Além de planejar, é necessário controlar a operação com eficiência. Essa prática garante que tudo ocorra conforme o planejado e com o menor número de imprevistos possível.

O ideal é ter um time interno que monitore e acompanhe as tarefas da equipe de campo, validando horários, locais, tempo de atendimento e material utilizado. Assim como no item anterior, existem softwares que facilitam esse processo.

Aplicar treinamentos estratégicos

Outra prática importante para aumentar a produtividade da equipe é o investimento em treinamentos estratégicos para o time em campo. As capacitações garantem que o seu trabalho seja sempre feito com qualidade e todos executem os procedimentos de forma alinhada.

O ideal é manter um processo de desenvolvimento desses profissionais, realizando avaliações técnicas periódicas que identifiquem a necessidade de momentos de treinamento. Novamente, existem sistemas que facilitam esse controle, normatizando os processos.

Otimizar os processos

Por fim, é necessário coletar dados para identificar falhas e pontos que podem ser otimizados, como a necessidade de novos treinamentos, alterações em procedimentos, atualização de metas e necessidade de movimentações na equipe, como promoções, contratações e demissões.

As informações mais usadas para isso são avaliações de desempenho, taxa de erros, evolução de custos por falhas de trabalho, número de atendimentos realizados, taxa de cumprimento de prazos e metas. Normalmente, os indicadores são comparados com períodos anteriores para compreender a evolução.

Como a tecnologia ajuda a equipe externa?

A tecnologia pode ser uma grande aliada das empresas que buscam aumentar a produtividade da equipe externa. Softwares e sistemas de gestão normatizam as atividades em campo e agilizam toda a operação, desde o seu planejamento até a otimização da sua execução.

Essas ferramentas permitem o monitoramento em tempo real dos profissionais, acompanhamento de todos os atendimentos e a avaliação de metas versus realidade.

Entre as suas funcionalidades, estão a atualização simultânea dos dados, cadastro de profissionais, sistema de comunicação, planejamento de atividades, elaboração de relatórios, interface de trabalho para os profissionais e dashboard completo para a gestão.

Além disso, um sistema eficiente também pode ajudar no controle de estoque de materiais de forma automatizada, eliminar duplicidade de registros feitos pelo time externo e permitir o uso remoto das suas funções, podendo ser levado a campo com os profissionais — por meio de tablets ou smartphones.

Dessa forma, fica evidente que adotar um software de gestão para melhorar a performance do time externo é uma ótima estratégia. Afinal, em um cenário cada vez mais tecnológico e conectado, no qual as possibilidades e benefícios dessas ferramentas são diversos, não se atualizar significa ficar atrás da concorrência.

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