A gestão de processos é uma das mais importantes atividades para organizações que estão em pleno funcionamento, sobretudo em 2021.

Isso porque este ano é considerado um divisor de águas entre o antigo comportamento e aquele desejado para alavancar os negócios: adoção de tecnologias inovadoras!

Esses recursos, quando bem aplicados, podem transformar completamente a gestão de processos tanto internos quanto externos, independentemente do ramo de atuação do negócio.

Por isso, continue acompanhando para saber quais são os 3 grandes benefícios dessa prática e como aplicar ao seu negócio. Boa leitura!

O ano histórico

O ano de 2020 foi marcado pelo surgimento de um vírus com alto grau de infecção e que alterou completamente o modo de vida de todo o mundo, literalmente.

A pandemia do novo coronavírus foi o estopim para que muitas organizações revissem práticas ultrapassadas e iniciassem o processo de modernização. Infelizmente, aquelas mais despreparadas foram as mais impactadas, resultando no  fechamento das portas.

Por outro lado, outras conseguiram enfrentar o período e o ano de 2021, apesar de ainda estarmos vivenciando tempos difíceis, tem se mostrado promissor. Confira matéria da Forbes sobre transformação digital.

Estamos falando de vendas no ambiente digital, modernização e otimização de processos a distância, modelo de trabalho híbrido e muito mais. Tudo isso graças aos investimentos em tecnologia!

Essas tecnologias podem variar de implementação de tecnologias simples, como informatização do sistema interno, até recursos mais complexos que revolucionam o modo de se executar uma atividade, as chamadas tecnologias disruptivas.

Gestão de processos X gestão por processos: Entenda a diferença

Antes mesmo de explicarmos a diferença entre as duas variações, é importante compreender a fundo porque processos são importantes.

É por meio da delimitação de processos que uma organização consegue identificar cada fase de sua atuação. Ou seja, trata-se de uma visão sistêmica sobre o seu negócio.

Também conhecido como BPM (do inglês, business process management), essa prática favorece os gestores na quebra de barreiras entre setores, algo muito comum de observador e que impacta diretamente no desempenho geral da organização.

Por isso, uma das primeiras medidas a serem tomadas para melhorar a gestão de processos é compreender como funcionam os departamentos e estruturas da organização.

De outro lado, está a gestão por processos. De forma sintetizada, essa categoria faz relação às mudanças na estruturação de times e departamentos em geral.

Dessa forma, a organização é vista como um sequência de processos, onde cada um sabe de suas atribuições para pleno funcionamento e correta execução das atividades.

A grande crítica por trás dessas duas variações é que processos, de modo geral, existem, são modelados, padronizados e otimizados mas acabam confinados nos departamentos.

No entanto, a gestão por processos ainda é um grande desafio dependendo do ramo  de atuação.

3 Vantagens da Gestão de processos

Embora muitos especialistas comentem sobre a gestão por processos e sua eficácia, ainda é muito difícil que organizações adotem esse modelo.

A explicação é simples: é uma estratégia de gerenciamento do negócio como um todo, ou seja, envolve toda a organização e implica na sua reestruturação 

Entretanto, é possível sim alavancar seus negócios por meio da gestão de processos, contando com o auxílio da tecnologia. Veja como isso é possível.

Mais dados, mais desempenho em campo

Não é surpresa para ninguém que aumentamos nosso desempenho a partir do momento em que identificamos falhas e as corrigimos, não é?

Mas como fazer isso sem dados em mãos que comprovem que determinada atividade não foi executada conforme o esperado, seja em relação ao tempo, equipamentos e demais empregados?

Fazendo uso de sistemas de gerenciamento inteligentes, por exemplo, é possível identificar todas as atividades que precisam ser executadas e todos os materiais necessários para tal, além de acompanhar em tempo real o deslocamento das equipes

A partir desse controle é muito mais fácil compreender como está a produtividade dos colaboradores externos e, então, traçar novas estratégias para melhorias.

Otimização do tempo

Melhorar o desempenho é um dos fatores mais importantes quando falamos em gestão de processos. Quando isso acontece ganha-se também mais tempo. E como diz o ditado,  “tempo é dinheiro”.

Ou seja, quanto mais tempo suas equipes passam atendendo apenas uma ocorrência maiores serão os gastos finais da operação, podendo impactar diretamente o caixa da organização.

A tecnologia, quando bem aplicada, aumenta o desempenho e reduz o tempo de atendimento de ocorrência. Uma das funcionalidades dos sistemas de gerenciamento, por exemplo, é a determinação de rotas a serem percorridas.

Na prática, isso auxilia não apenas na redução do tempo de permanência das equipes nas ruas, mas também gera economia de combustível dos veículos de operação e reduz possíveis transtornos urbanos causados pelo deslocamento de maquinários, por exemplo.

Diagnóstico preciso: de falhas ao sucesso

Os dados são importantes para toda e qualquer organização. Mas é necessário saber o que fazer com eles. 

Os dados do DT Index 2020, estudo encomendado pela Dell e Intel e apurado pela Vanson Bourne, revelaram que esse é o principal motivo por trás dos atrasos no processo de digitalização de aproximadamente 95,5% dos executivos consultados.

Por isso, mesmo utilizando sistemas inteligentes e demais aparatos tecnológicos para gestão de processos é preciso observar dados coletados antes, durante e depois das operações.

Ao analisar essas informações você, enquanto gestor, poderá observar a existência de erros que atrapalham a eficiência dos processos e buscar melhorias. Tudo fica ainda mais fácil se o sistema utilizado disponibilizar relatórios digitais personalizáveis.

Gerencie processos agora mesmo

Como você acompanhou, a partir do momento em que se realiza a gestão de processos é muito mais fácil alavancar seu negócio sem grandes investimentos, afinal, passa-se a aumentar produtividade e diminuir custos extras derivados de erros.

Vale destacar que hoje a adoção de tecnologia já não é mais uma escolha, é uma necessidade. Por isso, verifique se sua organização está preparada para um futuro cada vez mais conectado e otimizado.

Se ainda não estiver, recomendamos que leia nosso material sobre as 3 vantagens das ferramentas digitais para a sua gestão. 

Obrigado por acompanhar.