Como fazer uma ordem de serviço? Esse é um questionamento muito comum entre gestores. No entanto, hoje não basta apenas saber fazer uma ordem de serviço completa.

É preciso utilizar tecnologia para que esse documento seja, de fato, eficiente e acessível a todos os colaboradores envolvidos.

O Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Fundação Getulio Vargas (FGV-SP) avaliou mais de 2600 médias e grandes empresas e descobriu que os investimentos em TI cresceram 8% nos últimos anos. E a tendência é que esse número aumente ainda mais.

Neste blog post abordaremos tópicos que ajudarão a compreender como fazer uma ordem de serviço digital eficiente e que respeite os protocolos exigidos pela lei trabalhista. 

Acompanhe.

Orientar os colaboradores está na Lei

As ordens de serviço possuem caráter prevencionista e documental, afinal, são mecanismos utilizados para registrar as atividades e o comprometimento dos envolvidos em desenvolvê-las de forma segura.

O aspecto legal das ordens de serviço pode ser visto na Lei 5.452, datada de 1 maio de 1943 sobre a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

De acordo com o Art. 157, inciso II,  a empresa deve instruir os empregados por meio das ordens de serviço sobre as medidas a serem tomadas, tendo como intenção evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais.

Tal obrigatoriedade também é encontrada na NR-01, item 1.7, na qual explana sobre a responsabilidade do empregador em elaborar e emitir as ordens de serviço.

Caso esses procedimentos não sejam devidamente realizados como manda a lei, estão definidas multas e punições às empresas na NR-28. 

Agora que você já conhece um pouco mais sobre a legislação e a importância das OS, entenda quais são seus benefícios.

Benefícios das ordens de serviço digitais

Entre os principais benefícios para a organização podemos destacar:

• Agilidade: a sistematização das tarefas facilita a rotina de todos os envolvidos no processo. Na prática, estamos falando de fácil acesso a todas as atividades e seus respectivos prazos;
  
• Controle: com um sistema que disponibiliza ordens de serviço digitais é possível saber exatamente tudo que está sendo feito pelas equipes de campo e, ainda, distribuir atividade conforme necessidade. Isso é feito com base na localização dos profissionais, sem a necessidade de deslocamento até a central.
  
• Segurança: mais segurança dos dados torna sua empresa mais confiável. A partir da elaboração de um documento digital as informações são direcionadas de forma mais precisa e sem a interferência de terceiros. Além disso, o campo de assinatura do responsável garante que determinada atividade foi cumprida pelos devidos responsáveis no dia e hora definidos.
  
• Economia de recursos: com informações mais precisas, prazos cumpridos com agilidade e menores custos com impressão e insumos de escritório, a empresa pode obter grande economia de recursos ao longo dos anos. Assim, é possível realizar investimentos em novos equipamentos que melhorem ainda mais o desempenho de seus colaboradores.

Diminuindo o retrabalho

Como você viu, uma ordem de serviço contém dados e informações que auxiliam tanto a gestão quanto os colaboradores que estão em campo.

Além de facilitar todos os processos, esse documento em formato digital ainda é capaz de reduzir e até mesmo anular a necessidade de retrabalho, um dos grandes vilões do mundo dos serviços.

O retrabalho acontece quando há a necessidade de repetir a execução de uma atividade, mesmo que parcialmente, por falhas no procedimento ou mudanças de diretrizes.

A consequência mais expressiva desse fenômeno é o tempo empregado na execução de uma atividade que foi mal realizada. Quando o retrabalho se torna comum, aumenta-se também os gastos financeiros, acarretando em prejuízos.

Geralmente, esses custos extras não estão previstos no planejamento mensal ou anual, podendo interferir diretamente nos planos futuros da organização, em todos os aspectos.

A produtividade é outro fator que sofre os efeitos negativos do retrabalho. Afinal, a partir do momento em que uma tarefa precisa ser revista as novas precisam ser atrasadas por um período de tempo.

Veja agora como fazer uma ordem de serviço eficiente.

Como fazer uma ordem de serviço?

A resposta para essa pergunta vai depender do seu negócio. Afinal, existem diversas categorias nas quais as OS são utilizadas

A solicitação de serviço, por exemplo, é comumente utilizada em fases iniciais de projetos, a fim de solucionar determinados problemas que surgem durante sua execução.

Há também a categoria de serviço preventivo, cuja finalidade é garantir que não haja imprevistos com relação ao serviço no futuro. Existe ainda a categoria de manutenção, ou seja, de reparo, uma das mais utilizadas hoje em dia.

Para montar qualquer um dos modelos citados acima é preciso fazer uso de uma metodologia consistente, clara e objetiva.

Por isso, confira quais informações devem ser destacadas nesse documento.

Quais informações uma OS deve conter?

Data e Número: Essas duas informações auxiliam todos os envolvidos em todas as fases, da elaboração ao arquivamento. São itens básicos de organização e que interferem – e muito – no planejamento de atendimento das equipes.

Descrição: Detalhar quais serão os serviços a serem realizados e informar quais equipamento ou ferramentas serão necessários para concluir a tarefa permite que a equipe de trabalho se prepare para a ocorrência. 

Dessa forma, evita-se deslocamentos desnecessários e perda de tempo para identificação do problema. 

Procedimentos recomendados: Dependendo da situação, a OS pode recomendar ao colaborador a utilização de equipamentos específicos de segurança e orientar quanto aos procedimentos técnicos para realizar a atividade de modo rápido, eficiente e sem comprometer sua integridade física.

Campo de assinatura: Permite a identificação dos responsáveis pelo serviço prestado, formalizando o documento e tornando-o um instrumento de garantia a qualquer problema que possa surgir após a conclusão da tarefa. 

Na prática, os serviços passam a ser executados de uma forma mais comprometida quando um colaborador é devidamente identificado em um documento.

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Como fazer ordens de serviço é uma das perguntas mais buscadas nos sites de pesquisa justamente por causa de todas as vantagens que ela possibilita, sobretudo no meio digital.

Além disso, é uma tendência mundial que todos ou pelo menos grande parte dos documentos em papel sejam digitalizados. Por isso, se você ainda não informatizou seu sistema e tampouco passou a usar tecnologia em seus processos, recomendamos que o faça o quanto antes.

Segundo a Pesquisa Panorama do Mercado ERP 2017/2018, 30% dos gestores brasileiros buscam tecnologias que mostram indicadores estratégicos, como painel de atividades (28%), Internet das Coisas (15%) e análise de dados (8%).

É a prova de que a transformação digital está ganhando cada vez mais força no país.

Quer saber mais sobre ferramentas digitais? Confira os benefícios e a importância para a gestão de equipamentos. Boa leitura!