Fazer a chamada gestão de equipes externas pode ser um grande desafio para muitas organizações, independente do seu tamanho.
Sejam pequenas, médias ou grandes, o fato é que essas empresas necessitam melhorar processos que, hoje, já não condizem mais com a nossa realidade.
Estamos no ano de 2020 e dispomos de recursos e tecnologias que podem revolucionar a forma pela qual as mais diversas atividades são executadas.
Nesse blog post você entenderá qual a importância da gestão de equipes externas e como a tecnologia interfere positivamente no seu cotidiano.
Boa leitura.
Como funciona na prática?
Você pode estar se perguntando como tudo isso funciona. Confira um exemplo super interessante sobre a atuação das equipes de monitoramento de trânsito da capital paranaense.
De acordo com a Secretaria Municipal de Defesa Social e Trânsito de Curitiba, o Departamento de Fiscalização é responsável por monitorar de forma ostensiva e eletrônica o cumprimento das normas de trânsito nas vias sob a jurisdição da cidade.
Além da aplicação de penalidades previstas no Código de Trânsito Brasileiro e demais normativas, cabe aos agentes organizar o trânsito, atender as ocorrências de remoção de veículos, fiscalizar e operacionalizar o Estacionamento Rotativo.
Diversos processos passaram por modificações nos últimos anos e, agora, já são realizados de forma totalmente eletrônica. O exemplo mais recente é a utilização do Estar digital para estacionamento em vias públicas.
Por meio de sua utilização, as equipes conseguem fiscalizar os estacionamentos rotativos, verificando quais veículos encontram-se em regularidade ou não, facilitando a aplicação de multas e notificações.
Além disso, a utilização do sistema digital permite ainda que a prefeitura realize a gestão de equipes externas monitorando o trabalho dos agentes, identificando facilmente informações básicas de localização, processos abertos, entre outros.
Qual o impacto nas cidades?
No exemplo anterior é possível pensar em diversos benefícios que essa tecnologia traz para o dia a dia das cidades. Por meio dos novos sistemas, aplicativos e demais plataformas, tanto agentes e órgãos quanto cidadãos são beneficiados.
Para os primeiros, mais tranquilidade para trabalhar, facilidade na administração de dados, mais transparência e tempo hábil no atendimento de ocorrências em diferentes pontos da cidade.
Já para os cidadãos os benefícios também são expressivos: Agilidade para estacionar, garantindo segurança; Possibilidade de acessar o sistema em qualquer dia e horário, utilizando, de fato, os espaços públicos; Maior controle sobre as finanças; entre outros.
A aplicação desse tipo de tecnologia em diferentes áreas transforma uma cidade. A partir de sua utilização, fazer a gestão de equipes externas fica mais fácil, pois aumenta-se a produtividade em campo e diminui-se a permanência das equipes em determinada localidade, reduzindo transtornos no meio urbano.
Desafios da gestão de equipes externas
Ao contrário do ambiente interno, o trabalho desenvolvido no ambiente externo pode ser considerado um dos maiores problemas enfrentados pelas organizações.
De acordo com Fernanda De Negri, do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), a baixa produtividade nas empresas é reflexo do fraco investimento em ciência e tecnologia, fator que impede a expansão dos negócios.
Uma possível explicação para essa situação pode estar associada ao distanciamento imposto entre equipes e gestores. Essa distância pode tornar falhas mais comuns durante os processos.
Tais falhas surgem, geralmente, de uma orientação incorreta, uma vez que nem sempre há a possibilidade de verificar erros e intervir em tempo real.
Por isso a utilização de sistemas e plataformas inteligentes podem ser ótimas saídas para solucionar ou amenizar as situações descritas anteriormente.
A possibilidade de personalização conforme necessidade facilita a operação dessas ferramentas e, consequentemente, o trabalho realizado.
Assim fica muito mais fácil realizar a gestão de equipes externas, monitorando as informações inseridas no sistema, deslocamento pela cidade e, principalmente, a demanda dos serviços a serem prestados.
Dica: Atenção aos indicadores
Se você deseja fazer uma boa gestão de equipes externas uma dica importante é atentar-se à indicadores de desempenho.
A análise constante de tais indicadores contribui tanto para verificar a qualidade do serviço prestado quanto para identificar os pontos que necessitam de melhorias.
Hoje, esses dados podem ser coletados e analisados de forma totalmente automatizada com o auxílio de softwares inteligentes, com funcionalidades específicas para cada processo.
Alguns dos chamados KPIs (do inglês, Key Performance Indicator, ou seja, Indicador-chave de Performance) mais importantes a serem monitorados são:
- Tempo médio para cada atendimento;
- Média de atendimentos realizados por equipe;
- Controle de materiais/controle de estoque
- Cumprimento de metas e prazos;
- Estimativa de tempo no deslocamento.
Todos os itens listados podem contribuir para a melhoria de uma série de processos das organizações, afinal, facilitam a tomada de decisão dos gestores sobre problemas que venham a ser identificados.
O que achou deste conteúdo?
Como você viu, a gestão de equipes externas é um grande desafio para os gestores.
Entretanto, hoje dispomos de recursos digitais de fácil manuseio que podem facilitar incontáveis processos. E por falar em recursos digitais…
Temos um conteúdo que você pode gostar! Nele falamos sobre as vantagens da utilização dos populares apps na otimização da prestação de serviços essenciais nas cidades e, claro, sobre o gerenciamento de equipes em campo.
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Exati
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