Um dos principais desafios das empresas que têm times externos é garantir que esses profissionais trabalhem de forma eficiente e produtiva. Para lidar com isso, é necessário uma gestão estratégica, que inclua liderança de qualidade e decisões baseadas no uso de indicadores de desempenho para equipes de campo.

A adoção de métricas e KPI’s — Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de performance, em português — é uma prática já reconhecida por seu impacto positivo na gestão de negócios. Por lidar com dados e transformá-los em informações relevantes sobre o panorama da produtividade, seu uso aumenta a eficiência de estratégias e ações, contribuindo para o sucesso da empresa.

No caso da gestão de pessoas, é possível acompanhar informações sobre o cumprimento de metas, progresso em suas funções e processos de atuação, identificando o que pode ser melhorado ou transformado em ponto forte estratégico.

Neste post, você vai saber quais são os principais indicadores de desempenho de equipe de campo. Além disso, também entenderá como usar essas informações para melhorar a gestão desses profissionais. Acompanhe!

O que são indicadores de desempenho e como eles se diferenciam entre equipes externas e locais?

Indicadores de desempenho são métricas que indicam o quão efetiva é a execução de uma atividade ou processo. Os KPIs são resultados da análise de dados de gestão e podem ser usados para avaliar a performance de profissionais, áreas, times e estratégias ao longo do tempo.

Normalmente, apresentam um cálculo numérico e resultados padronizados, permitindo que eles sejam comparados em períodos e com o mercado. Por esse motivo, são considerados ferramentas essenciais para a gestão de negócio e acompanhamento dos resultados de cada time.

No caso de empresas que lidam com equipes internas e externas, é preciso uma junção de forças para que determinados indicadores sejam levantados.

Um exemplo disso é a métrica de prazo de atendimento, que exige que as equipes locais façam bom gerenciamento das solicitações a fim de que elas sejam enviadas com antecedência para as equipes de campo. Conhecendo a estratégia, essas equipes devem trabalhar de forma ágil e eficiente para que esse indicador seja sempre positivo.

Quais são os principais indicadores de desempenho de equipe de campo?

1. Média de atendimentos por equipe

Indica o número médio de atendimentos realizados pela equipe ou profissional externo dentro de um determinado período. Pode ser levantada pela divisão da quantidade de ordens de serviço (OS) realizadas no período examinado — diário, semanal etc.

Esse indicador ajuda a compreender se as equipes estão dentro das metas estabelecidas e se existem times de destaque. Com base nessas informações, a tomada de decisão é facilitada e mais efetiva.

2. Tempo médio de atendimento

O tempo médio de atendimento é definido pela divisão do total de tempo gasto para realizar todos os atendimentos dentro de um período pelo total de atendimentos realizados. A partir desse número, é possível verificar se os tempos registrados estão de acordo com a meta e, caso contrário, agir para que isso seja otimizado.

3. Tempo médio de deslocamento

Definido pela divisão do tempo total gasto em deslocamentos pelo total de atendimentos, o tempo médio de deslocamento ajuda a compreender o aproveitamento do período de trabalho das equipes e identificar formas de melhorar esse indicador.

4. Uso de materiais e recursos

O gasto de materiais e recursos da empresa em atendimentos externos também pode ser acompanhado por meio de indicadores. Quando esses itens são descartáveis, ou seja, usados apenas em um atendimento, é possível determinar o gasto médio por atendimento.

Itens de aproveitamento de longa data, como ferramentas de alto valor, pode ser acompanhadas pelo tempo de vida útil médio. Por meio dele, a gestão pode determinar quais equipes estão fazendo mal uso de materiais ou encontrar ações estranhas que geram custos desnecessários.

5. Ociosidade das equipes

Além do tempo de deslocamento, profissionais externos podem manter-se de forma ociosa e sem trabalho durante sua rotina. Essa situação não é ideal, uma vez que significa custos para a empresa. Por esse motivo, é preciso acompanhar esse indicador.

Para isso, basta somar o total de horas trabalhadas e deslocadas em atendimento dentro de um período e dividir pelo total de horas de trabalho contratadas. Esse percentual indica o quanto do tempo de trabalho é apenas ocioso.

6. Cumprimento de metas e prazos

Outros dois indicadores de performance relevantes para a equipe externa são os cumprimentos de metas e prazos. No caso de atendimentos, pode-se acompanhar o percentual realizado dividindo o total de casos atendidos pela meta esperada no período.

O índice de atraso é dado pelo total de atendimentos realizados fora do prazo sobre o total de atendimentos feitos. Avaliado por equipe, é possível identificar quais times estão com desempenho baixo.

Como usar essas informações para aumentar a produtividade da equipe externa?

Os indicadores de desempenho trazem dados que mostram a performance de cada profissional e equipe, mostrando se eles atendem às normas e boas práticas estabelecidas, bem como suas metas.

Nesse sentido, essas informações ajudam a compreender quais equipes precisam de atenção e demandam alterações para performar com mais qualidade, aumentando sua produtividade. Para isso, é necessário avaliar quais fatores estão impactando o resultado do indicador — como deslocamentos longos, retrabalhos, falta de materiais ou treinamentos.

Quais as melhores práticas para definir esses indicadores?

O ideal é que a definição de indicadores de desempenho de equipes de campo seja feita por profissionais que tenha conhecimento prático do campo estudado, dos times, objetivos e metas e processo de gestão das solicitações de atendimentos.

Somente assim é possível determinar quais métricas e dados devem ser coletados, bem como quais indicadores podem ser usados para avaliar a performance geral do time.

Como indicadores de desempenho de equipe de campo podem ser acompanhados?

Existem duas formas de fazer a coleta, análise e acompanhamento de indicadores de desempenho: manual e automatizada.

Coleta e análise manual

Tradicionalmente, dados e informações de desempenho eram coletadas de forma manual, com uso de planilhas de controle no Excel ou, até mesmo, em papel. Nesse cenário, é necessário que os profissionais preencham os dados conforme trabalham.

Esse formato é lento, burocrático e pouco seguro, uma vez que a empresa depende das informações fornecidas pelo profissional, que pode se esquecer de atualizar as planilhas ou colocar dados inconsistentes.

Coleta e análise automatizada

Atualmente, existem softwares e sistemas automatizados que ajudam no controle da coleta de dados e análise de indicadores de desempenho de equipes externas. Suas funcionalidades podem ser usadas tanto pela gestão, quanto pela equipe em campo, por meio de aplicações em dispositivos móveis, nos quais eles recebem ordens de serviço e atualizam suas atividades.

Nesse sentido, fica evidente que a melhor maneira de acompanhar indicadores é por meio de softwares que facilitam e otimizam esse processo. Dada a importância e os benefícios dessa prática, adotar um sistema de qualidade deve ser visto como um investimento para o negócio.

Entre esses softwares está o SGI (Software para Gestão de Iluminação Pública), por exemplo, que oferece uma plataforma robusta e completa para a gestão da iluminação pública, feita por prefeituras ou empresas terceirizadas. O sistema é referência no segmento, atendendo as principais cidades de todo o Brasil.

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