Entre os diversos fatores que contribuem para a prosperidade e o sucesso de uma empresa, a boa comunicação e organização estão entre os principais. Para que elas sejam promovidas com eficiência, é necessário adotar práticas e fluxos de informação, como a emissão de ordem de serviço. Esse processo é fundamental para organizar as demandas e solicitações de atividades entre profissionais, equipes, setores e, principalmente, entre a empresa e terceiros — como fornecedores de iluminação pública e outros serviços.

Feito de forma correta, ele promove a boa comunicação e muitos outros benefícios que melhoram o desempenho da organização — entre eles, o ganho de produtividade interna, a redução de erros, atrasos e prejuízos e o aumento da satisfação dos consumidores.

Ordem de serviço: tudo que você precisa saber para dominar o assunto

Nesse sentido, listamos informações importantes sobre a ordem de serviço que você deve conhecer, apresentando como a emissão desse documento é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Acompanhe!

1. O que é uma ordem de serviço?

A ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza uma solicitação de trabalho, atividade ou serviço específico que será prestado. Sendo assim, é uma forma de oficializar necessidades e acordos entre os profissionais de uma empresa ou com um fornecedor.

As ordens de serviço devem seguir um padrão comum na organização, contendo todas as informações necessárias para acompanhar e executar um serviço. Além disso, são armazenadas e podem ser consultadas para avaliação das práticas da empresa.

Normalmente a emissão do documento é feita em atendimentos de suporte, como na área de TI de uma empresa, bem como na realização de atividades técnicas, como consertos. Entretanto, elas podem ser usadas em todas as atividades de uma organização, como ferramenta de organização e estruturação da comunicação entre seus profissionais.

2. Quais elementos devem estar presentes em uma OS?

Uma ordem de serviço de qualidade deve conter a maior quantidade de informações necessárias possível, que auxiliarão o responsável por atendê-la. Entretanto, é preciso atentar-se à redundância e incoerência. Nesse sentido, é preciso informar:

• data da emissão;
• código de rastreio da ordem de serviço;
• dados do cliente ou do profissional realizando a emissão;
• ocorrências a serem atendidas;
• a qual equipe ou profissional está sendo direcionada;
• prazo para cumprimento;
• nível de prioridade;
• recomendações de materiais e ferramentas a serem usados;
• assinatura ou validação da emissão;
• informações adicionais julgadas necessárias.

O ideal é que o profissional que emite a OS leve em consideração que o técnico ou prestador do serviço se baseará nesse documento para executar as atividades solicitadas. Sendo assim, é preciso incluir informações adicionais que facilitem seu entendimento das necessidades e exigências sobre a atividade.

3. Como funciona sua emissão?

Antigamente as empresas realizavam a emissão de ordens de serviço de forma física, usando papéis impressos e livros de controle. Entretanto, com os avanços da informática e o surgimento de sistemas automatizados de gestão, o processo já pode ser feito de forma digital.

Normalmente os ambientes de suporte e prestação de serviços técnicos e terceirizados oferecem opções digitais para fazer a emissão da OS. Sendo assim, o cliente tem acesso a uma área para preencher as ordens de serviço, que são enviadas automaticamente para o profissional, a equipe ou a empresa responsável por sua execução — em alguns casos existe um time que realiza filtragens e direciona as OSs.

4. Por que ter esse processo na sua empresa?

De acordo com as informações apresentadas, a emissão da ordem de serviço é uma prática que facilita a solicitação de serviços entre e para a organização. Sendo assim, ela se torna uma forma de aumentar a eficiência da gestão dessas atividades.

A execução desses serviços por seus responsáveis também se torna mais organizada e eficiente, uma vez que há uma definição clara do que se espera e os parâmetros que ajudam na sua execução.

Além disso, em alguns casos a emissão de ordens de serviço é obrigatória. Segundo o Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943, Artigo 157, Inciso II, as empresas devem:

II – instruir os empregados, por meio de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).

Nesse sentido, a emissão e o uso da ordem de serviço estão previstos em lei para atividades que envolvem riscos de segurança do trabalho para os colaboradores — como serviços externos. Portanto, sua adoção se torna uma obrigação.

5. Como funciona a ordem de serviço no atendimento e na resolução de problemas relacionados à iluminação pública?

Por meio de um software de Gestão de Iluminação Pública, todas as ocorrências e solicitações realizadas em um município são feitas por meio de ordens de serviço. Esses documentos são enviados a um painel e, a partir dele, são encaminhados para as equipes e os profissionais responsáveis por executar o atendimento em campo.

A distribuição é de responsabilidade do gestor, podendo ser feita de diferentes formas. Normalmente são levados em conta fatores como a posição geográfica da ocorrência, a proximidade dos times, as ferramentas necessárias para a resolução do problema e a prioridade do atendimento. Assim, é possível atender mais casos com mais eficiência.

Usando um sistema de atendimento, a ordem de serviço é baixada ou arquivada somente quando for totalmente atendida. Mesmo contendo mais de uma solicitação, ela pode ser atualizada e mantida em execução enquanto as demais atividades não forem finalizadas. Sendo assim, é possível acompanhar a evolução desse atendimento.

Além disso, os gestores responsáveis podem redirecionar atividades restantes de uma OS para outra equipe, organizando melhor o trabalho dos profissionais e garantindo que tudo seja feito dentro do prazo, com mais eficiência e praticidade.

6. Como a tecnologia ajuda nesse processo?

Fica evidente que um sistema de gestão oferece enorme flexibilidade para a emissão e a execução de ordens de serviço. Esses softwares facilitam o trabalho dos profissionais responsáveis por emitir a OS e também daqueles que fazem o atendimento, oferecendo uma interface digital e simples de controle.

Um software também permite a manipulação e facilidade para alterar as ordens de serviços, bem como o direcionamento dos times em campo. Alguns gestores preferem realizar o direcionamento de ocorrências com base em prazos de atendimento, outros por região ou até mesmo por georreferenciamento. Essa distinção é facilmente realizada com a automatização.

Seja para fazer a Gestão da Iluminação Pública, seja para otimizar a comunicação e a realização de práticas internas de uma organização, fica claro que o uso da ordem de serviço é muito eficiente — e, em alguns casos, necessário.

Sendo assim, é importante entender como a sua emissão pode ser feita, quais informações devem constar em uma OS e como a tecnologia deve ser usada para otimizar esse processo dentro do seu ambiente de trabalho.

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