Fazer a chamada gestão de equipes externas pode ser um grande desafio para muitas organizações, independente do seu tamanho.

Sejam pequenas, médias ou grandes, o fato é que essas empresas necessitam melhorar processos que, hoje, já não condizem mais com a nossa realidade.

Estamos no ano de 2020 e dispomos de recursos e tecnologias que podem revolucionar a forma pela qual as mais diversas atividades são executadas.

Nesse blog post você entenderá qual a importância da gestão de equipes externas e como a tecnologia interfere positivamente no seu cotidiano.

Boa leitura.

Como funciona na prática?

Você pode estar se perguntando como tudo isso funciona. Confira um exemplo super interessante sobre a atuação das equipes de monitoramento de trânsito da capital paranaense.

De acordo com a Secretaria Municipal de Defesa Social e Trânsito de Curitiba, o Departamento de Fiscalização é responsável por monitorar de forma ostensiva e eletrônica o cumprimento das normas de trânsito nas vias sob a jurisdição da cidade.

Além da aplicação de penalidades previstas no Código de Trânsito Brasileiro e demais normativas, cabe aos agentes organizar o trânsito, atender as ocorrências de remoção de veículos, fiscalizar e operacionalizar o Estacionamento Rotativo.

Diversos processos passaram por modificações nos últimos anos e, agora, já são realizados de forma totalmente eletrônica. O exemplo mais recente é a utilização do Estar digital para estacionamento em vias públicas.

Por meio de sua utilização, as equipes conseguem fiscalizar os estacionamentos rotativos, verificando quais veículos encontram-se em regularidade ou não, facilitando a aplicação de multas e notificações.

Além disso, a utilização do sistema digital permite ainda que a prefeitura realize a gestão de equipes externas monitorando o trabalho dos agentes, identificando facilmente informações básicas de localização, processos abertos, entre outros.

Qual o impacto nas cidades?

No exemplo anterior é possível pensar em diversos benefícios que essa tecnologia traz para o dia a dia das cidades. Por meio dos novos sistemas, aplicativos e demais plataformas, tanto agentes e órgãos quanto cidadãos são beneficiados. 

Para os primeiros, mais tranquilidade para trabalhar, facilidade na administração de dados, mais transparência e tempo hábil no atendimento de ocorrências em diferentes pontos da cidade.

Já para os cidadãos os benefícios também são expressivos: Agilidade para estacionar, garantindo segurança; Possibilidade de acessar o sistema em qualquer dia e horário, utilizando, de fato, os espaços públicos; Maior controle sobre as finanças; entre outros.

A aplicação desse tipo de tecnologia em diferentes áreas transforma uma cidade. A partir de sua utilização, fazer a gestão de equipes externas fica mais fácil, pois aumenta-se a produtividade em campo e diminui-se a permanência das equipes em determinada localidade, reduzindo transtornos no meio urbano. 

Desafios da gestão de equipes externas

Ao contrário do ambiente interno, o trabalho desenvolvido no ambiente externo pode ser considerado um dos maiores problemas enfrentados pelas organizações. 

De acordo com Fernanda De Negri, do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), a baixa produtividade nas empresas é reflexo do fraco investimento em ciência e tecnologia, fator que impede a expansão dos negócios.

Uma possível explicação para essa situação pode estar associada ao distanciamento imposto entre equipes e gestores. Essa distância pode tornar falhas mais comuns durante os processos. 

Tais falhas surgem, geralmente, de uma orientação incorreta, uma vez que nem sempre há a possibilidade de verificar erros e intervir em tempo real.

Por isso a utilização de sistemas e plataformas inteligentes podem ser ótimas saídas para solucionar ou amenizar as situações descritas anteriormente. 

A possibilidade de personalização conforme necessidade facilita a operação dessas ferramentas e, consequentemente, o trabalho realizado.

Assim fica muito mais fácil realizar a gestão de equipes externas, monitorando as informações inseridas no sistema, deslocamento pela cidade e, principalmente, a demanda dos serviços a serem prestados.

Dica: Atenção aos indicadores

Se você deseja fazer uma boa gestão de equipes externas uma dica importante é atentar-se à indicadores de desempenho.

A análise constante de tais indicadores contribui tanto para verificar a qualidade do serviço prestado quanto para identificar os pontos que necessitam de melhorias.

Hoje, esses dados podem ser coletados e analisados de forma totalmente automatizada com o auxílio de softwares inteligentes, com funcionalidades específicas para cada processo. 

Alguns dos chamados KPIs (do inglês, Key Performance Indicator, ou seja, Indicador-chave de Performance) mais importantes a serem monitorados são:

• Tempo médio para cada atendimento;
• Média de atendimentos realizados por equipe;
• Controle de materiais/controle de estoque
• Cumprimento de metas e prazos;
• Estimativa de tempo no deslocamento.

Todos os itens listados podem contribuir para a melhoria de uma série de processos das organizações, afinal, facilitam a tomada de decisão dos gestores sobre problemas que venham a ser identificados.

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Como você viu, a gestão de equipes externas é um grande desafio para os gestores.

Entretanto, hoje dispomos de recursos digitais de fácil manuseio que podem facilitar incontáveis processos. E por falar em recursos digitais…

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