Num ambiente cada vez mais tecnológico e concorrido, empresas e organizações de todos os setores precisam adotar tendências em sua gestão se desejam manter bons resultados no mercado. Entre elas, está a modernização de seus processos, por meio das novidades e inovações trazidas pela transformação digital.

Para a administração pública, a modernização é uma necessidade evidente, uma vez que sua atuação impacta na qualidade de vida de toda a população. Além disso, existe uma visão geral de que processos e atividades públicas são lentas e burocráticas, o que reduz a satisfação dos cidadãos com a gestão.

Esse processo não é algo simples e, para ser feito com eficiência, é necessário o trabalho de toda a gestão: times que planejam e implementam o plano de modernização precisarão ser contratados, bem como profissionais capazes de manter seu funcionamento com qualidade e garantir os benefícios da prática deverão ser recrutados.

Nesse sentido, discorremos neste artigo sobre a importância da modernização de processos e como a adoção da transformação digital pode ser usada no sucesso da gestão de cidades. Acompanhe!

O que é transformação digital?

A transformação digital é uma tendência do mercado atual que consiste na modernização da empresa ou organização — que consiste na adoção de novas tecnologias e inovações que otimizam processos e atividades.

É importante mencionar que modernizar uma organização não significa apenas adotar novas tecnologias e inovações, mas sim escolher aquelas que apresentam impacto positivo em sua atuação de mercado resultando em ganho de competitividade. Sendo assim, nem sempre isso significa incorporar softwares e sistemas.

Na administração pública, sua modernização pode ser feita por meio da adoção de novas tecnologias ou contratação de fornecedores que oferecem soluções modernizadas — como fornecedores de Iluminação Pública que trabalham com software de gestão, serviços digitais para atendimento da população e trabalho das equipes externas, bem como uso de lâmpadas LED que resultam em maior economia e eficiência do sistema.

Por que ela é importante para a gestão pública?

A transformação digital da gestão pública é importante para melhorar seu desempenho em todos os processos e atividades realizadas — desde o atendimento da população, até o investimento do orçamento público. Isso garante uma série de benefícios para a cidade e seus habitantes.

Além disso, a modernização é uma exigência da população, que está cada vez mais conectada e envolvida em processos digitais em suas rotinas. Nesse sentido, é natural que os cidadãos demandem que a gestão pública de sua cidade acompanhe as tendências e mudanças do mercado, trabalhando sempre com versões modernas em suas operações.

Quais os impactos trazidos pela modernização na gestão das cidades?

Ao passar por um processo de modernização, três impactos são mais evidentes: redução de gastos, alteração na estrutura da equipe e aumento do controle operacional. Dissertamos melhor sobre cada um, a seguir.

Redução de gastos

Um dos principais ganhos proporcionados pela modernização é a redução de gastos. As novas tecnologias permitem que processos sejam automatizados e feitos de forma mais eficiente, o que elimina erros manuais e diminui o tempo necessário para a execução de diversas atividades.

Um exemplo prático é visto na modernização da Gestão da Iluminação Pública. Quando feita com auxílio de novas tecnologias do segmento, a economia da conta de energia pode ser de até 70% do valor atual. Isso é resultado apenas do uso de lâmpadas de LED, que apresentam maior durabilidade e podem ser mantidas com um apenas 2/3 do time atual — com outras ações de modernização esse valor pode ser de apenas 50%.

As lâmpadas LED também apresentam maior tempo de garantia, resultando em menor custo de manutenção. Além disso, sua luz branca cria uma sensação maior de segurança entre a população, melhorando a questão de mobilidade noturna.

Nova configuração das equipes

Como mencionado, a modernização exige mudanças na estrutura das equipes. Isso acontece por dois motivos: a necessidade de contratar um time de planejamento e implementação e a de treinar e alterar a forma de atuação dos colaboradores atuais, fazendo com que eles se adaptem aos novos processos.

Seguindo com o exemplo da Iluminação Pública, sua modernização é feita por um time de planejamento, que estuda o parque para determinar quais áreas devem passar pela modernização. Também é determinado quais inovações e tecnologias serão adotadas — como um sistema de gestão ou troca para lâmpadas de LED.

Ao adotar um sistema de gestão que automatiza atividades internas e de campo, os processos e atividades dos profissionais são alteradas. Neste sentido, um técnico de manutenção, por exemplo, pode deixar de usar planilhas impressas e adotar um tablet para receber e atualizar ordens de serviço. Sendo assim, é preciso que estes colaboradores sejam preparados para atuar neste novo cenário.

Maior controle sobre processos e atividades

A transformação digital também proporciona mais controle para os profissionais, uma vez que as informações são coletadas e armazenadas de forma digital, permitindo que seu acesso seja facilitado. Além disso, normalmente soluções de software oferecem dashboards analíticos para acompanhar processos e extrair relatórios de resultado.

No caso da Gestão da Iluminação Pública, a modernização leva a criação de um parque totalmente seguro e autogerenciável. Há uma previsibilidade de manutenção, a partir da análise de dados que mostram a tensão e voltagem das lâmpadas que geram alertas, se estão fora do padrão.

Quais os benefícios da transformação digital na administração pública?

Fica evidente que a modernização da gestão pública garante uma série de benefícios para sua atuação. Entre eles, estão:

• redução e controle de gastos;
• otimização de processos;
• melhora na prestação de contas e serviços públicos;
• ganho de produtividade na equipe;
• maior controle de processos e atividades;
• facilidade para promover a transparência público;
• aumento do engajamento e participação da sociedade.

​​A Gestão da Iluminação Pública é um exemplo do que pode ser otimizado. Outros processos, como a adoção de novos canais de comunicação, sistemas de gestão para controle de estoque e automação de atendimento contribuem para alcançar todos esses benefícios.

Como a falta de modernização pode prejudicar a gestão das cidades?

Em administrações públicas tradicionais, existe uma defasagem observada na forma das equipes trabalharem, principalmente em termos de produtividade e ocorrência de falhas nas atividades realizadas. Esses fatores criam um cenário de trabalho lento, burocrático e ineficiente, o que, por sua vez, contribui para a visão de uma gestão de baixa qualidade.

No caso de um parque de iluminação não modernizado, os erros ocorrem com mais frequência e a durabilidade das lâmpadas é reduzida. Ele precisa de manutenções com mais frequência e apresenta alto índice de problemas, o que aumenta os custos da gestão.​ O gasto também é maior para a população, que precisa pagar por esse consumo de orçamento.

Quais são os principais empecilhos para a adoção da modernização na gestão das cidades?

O principal empecilho para a modernização da gestão pública é o investimento necessário para esse processo — normalmente, alto. Para lidar com isso, muitas cidades estão investindo em Parcerias Público-Privadas (PPP), em que empresas públicas e privadas trabalham em conjunto para a transformação digital da administração da cidade.

Esse formato de modernização é interessante para as prefeituras porque o investimento é feito pelas empresas privadas. São elas que buscam os recursos financeiros para investir e, com o passar do tempo, também são beneficiadas.

Nesse sentido, fica evidente que investir na modernização da gestão pública, adotando aspectos da transformação digital é uma prática muito interessante para qualquer órgão público, bem como para suas organizações que atuam em parceria com eles.

É importante ressaltar que o processo demanda investimento e dedicação, uma vez que é extenso e impacta diferentes processos e atividades. Por esse motivo, é importante ter um bom planejamento e contar com parceiros de qualidade para otimizar seu retorno e ter mais eficiência.

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