Não é novidade que o processo de digitalização tem ganhado força tanto em escritórios quanto em campo, principalmente com a utilização de ordem de serviço online. O método realmente está otimizando a prestação de serviços fundamentais.

Para superar os desafios burocráticos e otimizar o controle operacional, a solicitação de serviços e o atendimento ao público, foi necessário repensar a gestão, processos e o uso de ferramentas digitais, que acabaram se tornando grandes aliadas para diferentes setores.

Nesse cenário, estruturar uma ordem de serviço online desempenha papel fundamental na forma de gerenciar serviços, uma vez que os sistemas automatizados contribuem na identificação e solução de problemas de forma mais ágil e eficiente.

Afinal, o que é uma ordem de serviço?

A ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza uma solicitação de trabalho, atividade ou serviço específico que será prestado. Sendo assim, é uma forma de oficializar necessidades e acordos entre os profissionais de uma empresa ou com um fornecedor.

As ordens de serviço devem seguir um padrão comum na organização, contendo todas as informações necessárias para acompanhar e executar um serviço. Além disso, são armazenadas e podem ser consultadas para avaliação das práticas da empresa.

Normalmente a emissão do documento é feita em atendimentos de suporte, como na área de TI de uma empresa, bem como na realização de atividades técnicas, como consertos. Entretanto, elas podem ser usadas em todas as atividades de uma organização, como ferramenta de organização e estruturação da comunicação entre seus profissionais.

Por que investir em ordem de serviço online?

A ordem de serviço é um documento extremamente importante para documentar serviços que precisam ser executados e controlar processos organizacionais, da formalização à emissão do relatório final da atividade.

Segundo a Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), o número de documentos perdidos nas empresas brasileiras é preocupante: são mais de 7 mil documentos extraviados diariamente no país. Na prática, colaboradores perdem cerca de duas horas do seu trabalho procurando pelos documentos perdidos.

Por esse motivo, a ordem de serviço online, também conhecida como ordem de serviço 2.0, tornou-se um verdadeiro guia para manter profissionais alinhados e os gestores informados sobre os serviços prestados de forma digital.

Além disso, com a ordem de serviço online, é possível centralizar todas as informações necessárias para que os responsáveis possam desempenhar seu trabalho com mais eficiência, reduzindo dúvidas ou falhas durante a execução. 

De acordo com a Gartner, o aumento dos investimentos em tecnologia fará com que os governos gastem, somente neste ano, 64% de suas economias dedicadas a TI com serviços e programas que melhoram a capacidade de resposta e a resiliência dos serviços públicos.

Em outras palavras, a ordem de serviço online, quando atribuída a novas tecnologias, possibilita que as atividades sejam planejadas e organizadas com mais eficiência, e o fluxo de trabalho sob controle absoluto.

A partir desse detalhamento e do conhecimento dos processos em andamento, eleva-se o nível de qualidade. Vale destacar também que a emissão do documento digital garante melhorias contínuas na performance e produtividade das equipes de operação. 

Ordem de serviço online em serviços públicos

Como falamos anteriormente, os avanços da tecnologia e o investimento em documentos em formatos digitais, em âmbito público, viabilizam atividades com mais segurança e agilidade ao automatizar as demandas solicitadas.

Na iluminação pública, por exemplo, é de suma importância que as ocorrências e solicitações realizadas no município sejam feitas por meio de ordem de serviço online. Com a emissão do documento, é possível encaminhar profissionais com equipamentos adequados para executar o atendimento com mais precisão e rapidez.

Entretanto, é importante ressaltar: a gestão e prestação de serviço de iluminação pública passa a ser mais eficiente com um sistema de gerenciamento inteligente. 

Isso porque, funcionalidades como da Exati Tecnologia, permite que os responsáveis pelo reparo de uma lâmpada led, por exemplo, possam visualizar, filtrar, registrar e obter dados precisos de todos os ativos, controlando até mesmo os múltiplos estoques. 

Além disso, a implementação de tecnologias com funcionalidades modernas de ordem de serviço, geram impactos significativos em todas as esferas da administração pública.

Confira a seguir quais são eles:

• Redução de custo operacionais;
• Aumento da capacidade de armazenamento das informações com maior segurança;
• Agilidade nos processos, atendimentos e ocorrências;
• Aceleração na tramitação de documentos;
• Gerenciamento e controle de estoque;
• Modernização na gestão pública.

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Indispensável. É assim que podemos definir a emissão de ordem de serviço online nas organizações e, principalmente, para a prestação de serviços públicos com qualidade e máximo de controle.

Neste conteúdo, ficou evidente a importância de formalizar a solicitação de um serviço com o documento digital. Pensando nisso, nós preparamos um passo a passo de como fazer uma ordem de serviço. Para saber mais, acesse nosso conteúdo. Boa leitura!