A tecnologia está presente na gestão pública desde a década de 60, quando começaram a ser utilizadas soluções de informática, automação de processos e armazenamento de dados. Entretanto, com o surgimento da internet, redes computacionais e os avanços da transformação digital do mercado, essa prática tem se tornado cada vez mais importante.

Seu uso pode ter diversos fins que promovem benefícios como a otimização de processos, melhora da comunicação entre gestão e público, aumento da satisfação com a administração e da produtividade interna dos funcionários.

Para isso, um órgão público pode adotar diferentes soluções, como softwares de gestão, ferramentas de chamadas de problemas na cidade, plataformas de contato com o público, sistemas de controle de atuação de empresas terceiras e equipes de campo etc.

Neste post, você vai entender o papel da tecnologia na gestão pública, como ela tem sido usada para melhorar seus resultados e os benefícios trazidos por diferentes soluções de TI. Acompanhe!

Qual a relação entre tecnologia e gestão pública de qualidade?

Uma gestão pública de qualidade envolve diversos fatores: bom investimento do orçamento, cumprimento de promessas, evolução em indicadores de resultado, atenção a prazos e, principalmente, ao atendimento do cidadão.

Considerando todos esses fatores, pode-se afirmar que é praticamente impossível realizar uma gestão de qualidade sem o uso da tecnologia. Isso porque as diversas soluções de TI disponíveis para prefeituras e outros órgãos públicos facilitam e agilizam todas as atividades necessárias para promover uma boa gestão.

Um exemplo é a adoção de sistemas eletrônicos para emissão e solicitação de documentos, como Certidões Negativas de Débito, e-CPF ou alvarás de funcionamento. Essa prática permite que o cidadão não tenha que sair de sua casa e enfrentar filas, aumentando sua satisfação com a gestão pública local.

O benefício também é interno: com o uso de sistemas mais eficientes, os profissionais podem trabalhar de forma mais rápida, ágil e fluída, sem interrupções ou barreiras que comprometem sua produtividade. Sem isso, são gerados prejuízos financeiros e a imagem da prefeitura é impactada de forma negativa.

Como utilizar a tecnologia para melhorar o controle e a eficácia da gestão pública?

A tecnologia pode ser utilizada de diversas formas para melhorar o controle e a eficácia de uma gestão. A maneira mais comum é a adoção de um ou mais sistemas de automação e gestão de processos, visando melhorar as tarefas de cada profissional, bem como o contato com o público.

Essas ferramentas criam um workflow de trabalho mais funcional para os colaboradores, por meio da automação de funções e interfaces otimizadas. Elas também realizam a emissão de relatórios e mantêm um dashboard de controle que fornece insights mais precisos para ajudar na tomada de decisão.

Além disso, quando voltada para algo de que o público pode participar — como a Gestão de Iluminação Pública, por exemplo — é comum que a solução ofereça uma interface para que os cidadãos colaborem de forma mais facilitada. Aplicativos de celular, linha direta de atendimento por telefone, chatbots e mensagens instantâneas no WhatsApp são algumas das possibilidades.

Dessa forma, é indicado que a prefeitura busque sistemas de qualidade e voltados para a área de gestão pública. Soluções especializadas tendem a apresentar funcionalidades desenvolvidas para resolver exatamente os problemas e barreiras de seu público, aumentando sua eficiência.

Quais as vantagens do uso de tecnologias para a gestão pública?

Como falamos, a adoção de tecnologias para a gestão pública promove diversos benefícios. Apresentamos os principais a seguir:

Organização e controle da informação

Soluções de gestão coletam, armazenam e organizam dados de forma prática, segura e integrada. Isso permite que o controle da informação pública seja feito de forma mais eficiente, sem perdas ou dificuldades de acesso.

Facilidade no atendimento ao público

Outra vantagem é a facilidade no atendimento ao público. Como já mencionamos, muitas soluções permitem que a prefeitura ofereça mais de um canal de atendimento ao público, contribuindo para que o cidadão entre em contato de forma mais fácil.

Além disso, durante esse contato, o atendente responsável pode ter acesso a um sistema de atendimento para relatar o ocorrido, abrir chamados e resolver problemas de forma mais ágil.

Redução de atrasos em prazos de atendimento

Com o uso de sistemas integrados, a informação de chamados e solicitações transita de maneira rápida e inteligente, permitindo que sua resolução seja feita com maior eficiência. Dessa forma, o descumprimento de prazos é minimizado.

Aumento da satisfação da população

Quando a gestão aumenta sua eficiência, o atendimento à população é feito com mais qualidade e sua satisfação tende a aumentar. Isso resulta em uma imagem positiva para a prefeitura.

Além disso, a população consegue observar e acompanhar de forma mais próxima o andamento de suas solicitações. Um exemplo disso é a possibilidade de oferecer um aplicativo para o cidadão, enviando alertas quando seus chamados são atualizados.

Crescimento da produtividade interna

Outro benefício gerado pela tecnologia é o aumento da produtividade dos colaboradores. Com processos automatizados, acesso a funcionalidades e informações de qualidade e maior facilidade para executar suas funções, os profissionais se sentem mais motivados dentro do ambiente de trabalho.

Aumento da eficiência da gestão

Por fim, todos os fatores listados anteriormente resultam em um único ganho para a gestão pública: aumento da eficiência. A tecnologia permite reduzir gastos, melhorar o contato com o público, aumentar a capacidade de atendimento e tomar decisões melhores, criando uma imagem de eficiência e excelência para a prefeitura.

Quais soluções de TI já têm seu espaço no ambiente público?

Além de computadores, banco de dados digitais, websites e sistemas de gestão de atividades internas, duas soluções estão ganhando o ambiente público devido à sua adequação às necessidades da gestão e aos benefícios gerados: softwares de gestão de chamados e de operação de equipes de campo.

Essas soluções são essenciais para que as prefeituras possam acompanhar as demandas que a população apresenta e as equipes em campo que fazem seu atendimento. Sem um software de qualidade, é praticamente impossível controlar todo o volume de informação produzido e fazer esse controle de forma eficiente.

Um software voltado para atividades no setor de iluminação pública, por exemplo, permite que a prefeitura acompanhe em tempo real os chamados e o desempenho da equipe de campo. A população pode fazer solicitações pelo site da prefeitura, por um call center, aplicativo, telefone, redes sociais ou outros canais.

Além disso, esses chamados são automaticamente enviados a uma equipe de campo, que faz seu trabalho acompanhando e atualizando o aplicativo mobile. Mesmo com empresas terceirizadas, a integração de sistemas permite uma gestão mais eficiente e ágil.

Dessa forma, torna-se evidente que a tecnologia é um fator fundamental para a eficiência e bom desempenho da gestão pública. A adoção de diferentes soluções permite o acesso a diversos benefícios importantes para manter a qualidade de uma prefeitura ou de qualquer órgão público.

Agora que você já sabe como a tecnologia contribui para o aumento da eficiência da gestão pública, saiba mais sobre a relação entre iluminação pública e cidades inteligentes!